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8 bonnes raisons d’utiliser un outil de gestion de candidatures.

Le marché est dynamique, l’entreprise recrute, le nombre de CV augmente et les entretiens s’enchaînent. Vous êtes en charge des recrutements dans votre entreprise et les journées ne sont plus assez longues pour réaliser toutes vos tâches ?

C’est le bon moment pour adopter un nouvel outil pour la gestion de vos candidatures : un ATS (Applicant Tracking System). L’essor numérique a totalement bousculé l’écosystème RH et nombreux sont ceux qui ne pourraient plus se passer de ce genre de logiciel aujourd’hui.

Voici 8 raisons pertinentes d’utiliser un outil de gestion de candidature.

Sommaire de l’article:

4 facteurs de performance et de productivité.

Un gain de temps avec l’automatisation des tâches.

Grâce à votre ATS, vous allez gagner un temps précieux. Même si vous gérez 15 campagnes de recrutement, l’outil vous permet non seulement de centraliser les CV reçus de vos annonces en ligne, mais également d’intégrer les CV issus de votre page carrière, de la CVthèque ou des réseaux sociaux.

Il ne reste plus qu’à consulter les CV et répondre à chaque candidat. À raison de 100 cv par jour, mieux vaut que cette tâche soit automatisée. Via votre ATS, vous pouvez donc préenregistrer vos messages, dont les mails de réception de candidature.

Parmi les autres fonctionnalités très utiles, l’envoi du SMS que l’on retrouve dans certains logiciels. Le SMS favorise le contact direct avec les candidats et permet également de recevoir une réponse plus rapide de leur part.

Ce gain de temps laisse alors place à des tâches à plus fortes valeurs ajoutées.

Des journées mieux organisées.

En un coup d’œil, grâce à l’outil, vous pouvez définir le déroulement de votre journée. Vous consultez d’abord votre messagerie, qui est reliée à votre ATS. Ensuite, votre dashboard vous informe sur le nombre de CV reçus, les candidats à contacter ou déjà contactés, les CV en attente, les profils en short list, etc…

Vous pouvez alors mieux suivre le processus de recrutement et connaître précisément l’avancement de chaque candidat. Votre agenda vous annonce aussi les entretiens programmés, qu’ils soient téléphoniques ou physiques.

La fin de journée approche, vous mettez à jour votre dashboard et vous pouvez anticiper la journée du lendemain en préparant vos entretiens.

Vers un recrutement plus ROIste.

Quels sont les coûts induits par les recrutements ? Quels sites génèrent le plus de candidatures et lesquels sont les plus qualitatifs ?

Grâce à l’ATS, il est possible de suivre certains indicateurs en temps réel et de définir si des changements de stratégie sont nécessaires. L’outil collecte de nombreuses données (nombre d’annonces diffusées, nombre de CV reçus, nombre de candidatures par site, etc.) et fournit des reportings précis pour évaluer le retour sur investissement.

Ces stats permettent alors d’optimiser les budgets de l’entreprise et d’améliorer les process de recrutement.

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Moins d’erreurs avec un recrutement plus collaboratif.

Un outil de gestion de candidatures permet de mieux collaborer avec les différentes parties prenantes et ainsi, de limiter les erreurs de casting. Le recrutement collaboratif apporte en effet de nombreux avantages à une entreprise :

  • Une meilleure communication entre recruteur et manager.
  • Un accès simplifié aux dossiers des candidats.
  • Une accélération des process et des prises de décision.

Il est assez simple de partager l’accès avec un manager pour qu’il puisse consulter les CV reçus chaque jour et lire (ou relire) l’historique des échanges et des comptes rendus d’entretien. Cette prise en compte de point de vue permet ainsi de réduire la perte de temps dans le tri et la gestion des candidatures et de minimiser les erreurs de recrutement.

4 raisons en faveur de la marque employeur.

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Le site carrière devenu indispensable.

Le site carrière, une option de l’ATS à ne pas laisser de côté. Vous pouvez en effet créer et personnaliser votre site carrière. Conçue à l’image de votre entreprise, cette page permet de communiquer sur les postes à pourvoir et de valoriser votre marque employeur.

Ce site carrière, c’est la vitrine de votre entreprise, celle qui va attirer les futurs talents. C’est ici que vous allez partager votre histoire, votre culture d’entreprise, vos valeurs. Juste un point de vigilance sur la mise à jour régulière du site, car ne l’oubliez pas, ce sont les candidats qui le consultent.

Une proximité avec le candidat.

Pour que le parcours candidat ne soit plus un parcours du combattant, l’acte de candidature doit être le plus fluide possible. Avec un ATS, les formulaires sont justement conçus pour être courts et faciles à remplir.

L’envoi d’un mail de confirmation à la réception d’une candidature assure le bon déroulement de l’expérience vécue par un candidat. Grâce à l’ATS, le temps gagné permet aussi à l’entreprise de répondre plus vite, ce qui constitue un atout majeur pour une expérience candidat réussie.

Autre point non négligeable : le moteur de recherche de l’ATS ! Il permet de retrouver rapidement le dossier d’un candidat et lorsque celui-ci vous contacte pour en savoir plus sur sa candidature, vous avez l’historique des échanges sous les yeux. Les rapports sont alors plus personnels et plus humains.

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Un vivier de candidats assuré.

La création d’un vivier fait partie de la stratégie RH, car elle permet non seulement de réduire les coûts et les délais de recrutement mais également de répondre à un besoin futur de l’entreprise : croissance externe, lancement d’un nouveau projet, anticipation d’un départ… L’expérience candidat doit alors être sans faute jusqu’à la fin des process.

Au fil du temps, l’ATS devient une CVthèque interne à l’entreprise, en conformité avec le RGPD. Grâce au système de « tag » ajouté à chaque profil, il est alors très simple de retrouver un candidat par métier ou par compétence.

Ce vivier, vous devez l’animer et le fidéliser car ce sont peut-être des futurs collaborateurs. Le logiciel permet alors de suivre les actions menées sur chaque profil et de rester en contact avec les candidats à l’écoute d’opportunité.

Pour un recrutement plus innovant.

L’outil en général très complet propose également l’entretien vidéo différé, qui est de plus en plus utilisé dans le recrutement. Cette fonctionnalité offre alors au candidat une expérience interactive et plus dynamique. Elle permet aussi à l’entreprise de véhiculer une image innovante et moderne et de booster son attractivité en tant qu’employeur qui recrute.

L’entretien différé apporte également plus de flexibilité au candidat comme au recruteur. L’un est libre d’enregistrer sa vidéo quand il le souhaite et l’autre peut la consulter à tout moment, selon son emploi du temps. Chaque vidéo est en effet rattachée au profil du candidat dans l’ATS.

Si la performance et la marque employeur sont des leviers de croissance, alors la question ne se pose plus. L’ATS est un outil qui s’avère indispensable pour une entreprise qui recrute.

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