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Bureau de demain : l’architecture du choix

Chroniques d’experts

Organisation

Le 14/06/2021

© Getty Images


Temps de lecture : 7 minutes

L’espace de travail est plus qu’une simple variable d’ajustement économique : il est un atout au service des communautés professionnelles.

« Le télétravail s’est démocratisé. Quelles sont les conséquences en termes de mètres carrés ? Comment optimiser l’exploitation de l’espace supplémentaire ? »
« Notre bail arrive à échéance en 2022, que faire ? Nous ne sommes pas armés face à ces sujets. »
« Nous voulons mener une réflexion sur les conséquences du Covid-19 sur nos modes de fonctionnement collectif pour prendre des décisions. »
« Nous devons déménager dans un immeuble de six étages mais, suite à la crise, l’actionnaire a décidé de sous-louer les trois premiers niveaux pour réduire les coûts immobiliers. »

Ces témoignages illustrent l’incertitude dans laquelle se trouvent actuellement les directions générales, immobilières, RH et financières. Avec une crise qui érode les trésoreries des entreprises et le télétravail (version brute) qui s’est imposé dans nos vies, la réflexion sur les bureaux, leurs usages et le volume de mètres carrés nécessaires à un fonctionnement d’équipe optimal devient incontournable. L’objectif ? Résoudre l’équation viabilité du projet économique et viabilité du projet humain face au travail en révolution.

En quelques mois, la plupart des feuilles de route ont été remises en question : Engie a pris la décision de réduire la surface de son nouveau siège social de 41 000 m², Crédit Mutuel de renoncer à son projet strasbourgeois, Renault et PSA d’accélérer la cadence en matière de télétravail, Harmonie Mutuelle de se réorganiser avec la contrainte de son nouveau siège Nord-Est grâce à l’aide précieuse de ses salariés… Sans compter les nombreux déménagements reportés par manque de visibilité et pour prendre le temps de la réflexion.

Des choix structurants sont aujourd’hui nécessaires en ce qui concerne ce haut lieu de la collaboration qu’est le bureau. D’ailleurs, les expérimentations se multiplient. Mais comment mesurer les conséquences réelles de ces décisions sur les dynamiques de collaboration et sur le collectif ? A l’heure où les logiques économiques court-termistes précipitent les réflexions, par quel bout prendre ce sujet multidimensionnel ?

L’arbre qui cache une forêt de profondes transformations

Nous avons tous entendu dans notre entourage des témoignages hauts en couleurs : entre les entreprises anglo-saxonnes qui ont fermé leurs locaux pour un an dès le premier confinement, celles de la tech qui n’ont pas hésité à réduire ou à céder leurs locaux rapidement et ces sociétés « à la papa » qui ont rappelé tous leurs effectifs à travailler sur site cinq jours sur cinq… Ces derniers mois, l’attention a d’abord été monopolisée par les effets d’annonce et les choix radicaux.

Pourtant, d’autres scénarios plus nuancés émergent afin d’embrasser la complexité de la situation et de considérer les conséquences des choix immobiliers sur les écosystèmes sociaux de l’entreprise. Si bien qu’aujourd’hui, à l’échelle mondiale, seules 17% des directions prévoient de réduire la présence physique de leurs salariés au bureau, contre 69 % en août 2020. Les projets liés à l’espace de travail quittent ainsi la pure sphère immobilière pour rejoindre celles des directions générales et des ressources humaines. Un croisement des regards nouveau et nécessaire pour que l’espace de travail soit plus qu’une simple variable d’ajustement économique : un atout au service des communautés professionnelles qui ont aujourd’hui besoin de se retrouver.

Le télétravail a en effet déplacé les salariés hors du champ synchronisé qu’est le bureau. Un bureau qui agissait jusqu’à présent comme un lieu facilitateur, où les salariés se retrouvaient pour travailler, échanger, se rencontrer, sur un rythme commun, dans le but de produire ensemble. Cette unité de temps et d’espace, qui est au fondement d’une communauté professionnelle unie, est aujourd’hui éclatée entre la maison, le bureau et l’espace de coworking. Il est donc primordial de la recréer. Pour ce faire, il est nécessaire de réfléchir aux modalités d’un télétravail soutenable pour favoriser l’équilibre individuel et permettre la collaboration.

Une réponse sur-mesure

Les études sur le télétravail montrent qu’un retour en arrière n’est pas envisageable dans l’esprit des salariés français du tertiaire, et qu’une solution avec deux jours de télétravail par semaine est privilégiée. Aujourd’hui, même Tim Cook, le P-DG d’Apple, demande à ses collaborateurs de revenir sur site trois jours par semaine.

Au-delà des questions comptables sur la répartition des jours de télétravail autorisés, la question qui se pose à tous est la suivante : quelle formule de télétravail correspond à mon entreprise ? Comment permettre cette flexibilité tout en maintenant un cadre de collaboration commun et harmonieux ? Comment imaginer les usages de mes bureaux en complémentarité avec ceux du télétravail ? Les souhaits et requêtes individuels des salariés amènent les dirigeants à se questionner : comment trouver une réponse collective à l’échelle de l’entreprise ?

La politique de télétravail revêt une grande complexité. La réponse propre à chaque entreprise doit être le fruit d’une réflexion :
– à l’échelle locale : les nouveaux réflexes adoptés par chaque équipe et chaque métier en fonction des besoins opérationnels et matériels pour faire fonctionner la dynamique du groupe.
– à l’échelle globale : les nouvelles formes de collaboration et de rituels collectifs transverses à l’entreprise pour garantir une unité et permettre l’existence d’une culture commune.
– à l’échelle individuelle : le confinement a replacé l’individu au cœur de ses choix – son rythme de vie, les temps de déplacement qu’il accepte, son lieu de vie et de travail…

C’est vers cette hybridation, permettant de concilier les attentes individuelles, les spécificités des équipes et l’impératif du collectif, que les entreprises s’orientent. Chaque corps social ayant sa propre réalité, cela impose un processus et des réponses sur-mesure. Arbitrer sur ces sujets nécessite donc d’abord de tendre l’oreille.

De l’organisation du travail aux scénarios immobiliers

Pour remettre les enjeux humains au cœur des décisions spatiales, trois étapes sont clés.

1. L’introspection, grâce au recueil des témoignages des premiers artisans de ces évolutions : les équipes. La tentation est grande de mener cette réflexion en rang resserré, avec le comité de direction. Ce serait se priver de précieuses informations quant aux évolutions en cours dans l’entreprise. Le regard des équipes opérationnelles est essentiel pour être en prise avec les usages réels du bureau et du télétravail. Seul un état des lieux précis et qualitatif permettra une compréhension de leur quotidien et de leurs attentes, pour mieux distinguer les « must have » du travail en commun de ce qui peut être sacrifié pour répondre aux contraintes économiques. Posez les questions suivantes : quels modes de travail les équipes ont-elles développés par nécessité pendant la crise, et qui s’avèrent aujourd’hui essentiels ? Quelles sont les activités qui peuvent s’effectuer à distance et les incontournables du « présentiel » ? Quelle expérience les salariés souhaitent-ils vivre aujourd’hui ?

2. L’inspiration. Il s’agit de croiser le diagnostic de la première étape avec une compilation d’expériences d’entreprises comparables (culture et valeurs partagées, même secteur d’activité, taille et organisation similaires…) pour nourrir la réflexion, se projeter et rebondir. De quelles bonnes pratiques pouvez-vous vous inspirer ?

3. La formalisation de convictions partagées sur le travail et les espaces de travail. C’est sur cette base que pourront être également formalisés les scénarios immobiliers. Quels aménagements sont les plus adaptés aux modes de travail et aux usages identifiés ? Quels sont les espaces qui peuvent être mutualisés, proposés en flex-office à certaines populations ? Comment redonner vie à des espaces sous-exploités ? Quelle est la juste combinaison d’espaces de travail à proposer aux collaborateurs – domicile, bureaux, tiers lieux ? Comment faire du bureau ce haut lieu des convergences et de l’esprit d’entreprise ?

L’étendard du travailler ensemble

La période actuelle appelle aux concessions. Les décideurs sont tiraillés entre les impératifs de réduction des coûts liés à l’immobilier et la nécessité d’investir sur une vision du travail à long terme. Plus qu’une question de mètres carrés, l’espace de travail est un défi stratégique, qui a un profond impact sur la culture de l’entreprise, le quotidien des équipes et la définition même de la collaboration. Les réponses formulées par les entreprises deviennent ainsi politiques.

 » L’interaction physique est une des conditions de l’efficacité au travail et d’une bonne intégration des nouveaux arrivants. » Jérôme Nanty, DRH de Carrefour

« Nous ne souhaitons en aucun cas imposer le télétravail : les salariés pourront choisir de télétravailler ou de venir au bureau. Il est donc extrêmement difficile de prédire le taux d’occupation réel des bureaux dans quelques mois ou quelques années. » Bruno Guillemet, DRH de Valeo

Chaque entreprise devra trouver une réponse qui lui est propre en fonction de son métier, de sa culture et de ce que cela implique en termes de collaboration et de proximité pour les équipes. L’espace est un outil : il suivra, et donnera des ailes aux communautés professionnelles pour faire face aux actuelles ambitions de relance.

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