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Changement de logiciel de paie : les 5 critères pour bien choisir

Afin de vous aider à trouver la solution paie la plus adaptée à votre organisation, nous vous proposons dans cet article de vous éclairer sur les 5 critères pour bien choisir son logiciel de paie

Sommaire de l’article:

L’automatisation des processus

L’un des principaux critères à analyser lors de l’étude des solutions de paie est  la capacité du logiciel à automatiser un certain nombre de processus, depuisle calcul des montants jusqu’à la génération des bulletins et la transmission des déclarations sociales nominatives (DSN).

Parmi les automatisations possibles d’une solution de paie, il s’agira d’étudier :

  • l’automatisation des calculs de paie (traitement des absences, primes…) prenant en compte le cas échéant les particularités jusqu’au niveau du contrat de travail
  • la réalisation de traitements en série (par exemple : appliquer une action pour l’ensemble des soldes de tout compte à établir sur la période),
  • ou l’enchainement automatique des actions telles que l’initialisation des calculs, l’édition des bulletins, la génération et le contrôle des DSN, ou le lancement des éditions post-paie..

Une solution de gestion de paie efficace a vocation à faire gagner du temps dans la réalisation des tâches récurrentes. L’objectif étant de libérer du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée comme le contrôle des paies.

Les mises à jour réglementaires et conventionnelles

Lorsque la législation évolue, ce qui est constamment le cas en paie, l’utilisateur doit mettre à jour le paramétrage du logiciel de paie. Il peut s’agir par exemple de la mise à jour annuelle des taux et variables ou de la mise en place en cours d’année d’un nouvel élément de paie comme l’indemnité inflation par exemple.

Il en est de même en cas de nouvel accord de branche qui nécessiterait une mise à jour du paramétrage (prime conventionnelle, maintien de salaire en cas d’arrêt de travail, …)

Quand la solution de paie est hébergée dans l’entreprise, ce paramétrage peut être mis en œuvre par le gestionnaire de paie ou par le service informatique en fonction du mode d’organisation de l’entreprise.  

Toutefois, de nombreux logiciels de paie fonctionnent désormais en mode SaaS (ou Cloud), c’est-à-dire entièrement en ligne sans nécessité d’installer le logiciel sur un poste de travail.  Grâce à ce mode de fonctionnement, l’éditeur du logiciel de paie peut se charger de la mise à jour du paramétrage légal et conventionnel, ce qui décharge l’entreprise utilisatrice de la veille sociale réglementaire et sécurise la paie. 

Par ailleurs, au-delà de la mise à jour réglementaire, disposer d’un logiciel de paie fonctionnant en mode SaaS permet au gestionnaire de paie d’exploiter la solution sur n’importe quel poste de travail, ce qui peut s’avérer très pratique et notamment avec la démocratisation du télétravail suite à la crise sanitaire.

Choisir une solution de paie en Saas qui inclut le paramétrage légal et conventionnel constitue  un critère clé pour plus de sérénité et de simplicité.

L’intégration du logiciel de paie avec les autres logiciels de gestion de l’entreprise

Pour plus de simplicité dans la gestion au quotidien, la solution paie doit pouvoir s’intégrer avec les autres logiciels de gestion comme les SIRH ou les logiciels de comptabilité.

Les éléments de temps de travail saisis dans les logiciels de gestion des temps et activités – comme les absences, les heures supplémentaires, les inversions de plannings, les jours fériés ou dimanches travaillés, … – doivent pouvoir se déverser sans ressaisie dans le logiciel de paie.

Cette intégration automatique génère un gain de temps et limite le risque d’erreurs pour l’entreprise utilisatrice.

De la même manière, la solution paie doit avoir la capacité d’extraire les données de la paie et de les transmettre automatiquement dans le logiciel de comptabilité ou dans le SIRH pour la production des reportings sociaux comme la BDES ou l’index égalité homme/femme.

Ainsi, la capacité de la solution paie à s’interfacer aux autres outils de gestion est aussi un élément crucial, dont il faut tenir compte lors du choix de la solution.

Le support et l’accompagnement

Au-delà de la livraison d’un produit permettant de produire la paie des salariés, l’éditeur doit être en mesure d’accompagner l’entreprise cliente au démarrage lors du paramétrage du dossier de paie mais également tout le long du contrat en cas de problématique.

La difficulté peut être d’ordre technique (par exemple demande de support informatique pour la production de la DSN) ou métier (par exemple en cas de question concernant l’application d’une nouvelle réglementation).

Les éditeurs de solutions de paie mettent généralement à la disposition du client une hotline d’experts. Plusieurs niveaux d’accompagnement peuvent être proposés :

  • Un accompagnement technique : l’éditeur est à la disposition du client pour tout problème technique. Toutefois, il n’y a pas de support dédié en cas de questions ou de difficultés sur l’application de la législation sociale.
  • Un accompagnement technique et métier : au-delà de l’accompagnement technique, l’éditeur met à la disposition du client des gestionnaires de paie experts pouvant intervenir sur les questions paies et sociales.

Ainsi, le service et l’accompagnement est un critère très important qu’il convient d’analyser en amont afin de ne pas avoir de mauvaises surprises par la suite. La qualité, l’expertise et la disponibilité des équipes doivent être scrupuleusement étudiées.

Internalisation ou externalisation de paie : faut-il choisir ?

La décision d’internaliser ou d’externaliser sa gestion de paie est un critère majeur dans le choix d’une solution de paie. Mais bien que souvent présenté comme définitif, ce choix peut ne pas être aussi rigide dans les faits. Certains éditeurs de logiciels proposent un service d’externalisation de paie ponctuel en cas d’absence du collaborateur chargé de la paie.

Il peut être aussi proposé une externalisation partielle de la paie pour déléguer par exemple la gestion d’une population de salariés spécifiques ou bien la réalisation de la DSN ou d’un solde de tout compte complexe.

Cette flexibilité entre une gestion de paie interne ou externalisée s’avère être un critère non négligeable et notamment lorsque la paie est réalisée par une seule personne dans l’entreprise, ce qui est souvent le cas dans les PME. 

L’automatisation des processus de paie, les mises à jour légales et conventionnelles, l’interfaçage technique de la solution de paie dans son écosystème logiciel, la qualité du support au quotidien, et la flexibilité du service de paie sont autant de critères clés à analyser afin de choisir le logiciel de paie qui convient le mieux à vos besoins.


A propos de 123 Paie

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123Paie est une solution de gestion de paie experte et simple d’usage, conçue pour accompagner les PME dans la réalisation de leurs paies et déclarations sociales.

Proposée sous forme de logiciel en ligne ou en service d’externalisation, 123Paie est une solution complète, mise à jour en temps réel des évolutions légales et réglementaires, qui permet à ses clients de bénéficier de tous les traitements avancés de la paie et de l’accompagnement de ses gestionnaires de paie experts.

Editée par Bodet Software, 123Paie bénéficie d’une expérience de plus de 20 années dans la gestion de la paie en ligne, sur plus d’une centaine de conventions collectives.

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