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Comment créer une politique RH ?

Comment créer une politique RH ?
Que faire lorsque l’on intègre un poste de DRH et que l’on nous demande de définir notre politique de Ressources Humaines ?
Que faire lorsque l’on décide de travailler sur un nouveau process RH ?
Que faire lorsque l’on nous challenge sur notre esprit d’innovation RH ?

Selon le contexte dans lequel vous évoluez, vous êtes plus ou moins rôdé à ce type d’exercice. Peut-être vivez-vous une situation inédite ou peut-être souhaitez-vous vous renouveler. Cela ne se fera pas en un claquement de doigts, mais en suivant un chemin bordé de nouveautés.

Nous reviendrons tout d’abord sur l’existant : le contexte de votre entreprise comme cadre et votre expérience passée comme base de lancement. 
Nous verrons ensuite comment se préparer à créer, en se conditionnant, se questionnant et en s’abreuvant de multiples sources d’information. 
Nous conclurons sur le passage à l’action sur fond de test and learn.

Sommaire de l’article:

S’imprégner du contexte.

Une nouvelle entreprise.

Avant de déballer son artillerie, lorsque l’on intègre une nouvelle entreprise, la première chose à faire est évidemment de s’imprégner de ce nouveau contexte.

C’est vrai pour toutes les fonctions, mais encore plus pour la fonction RH.

D’une part, car nous sommes les premiers ambassadeurs, voire garants, de la culture d’entreprise :

  • Au travers des recrutements, tant au niveau de l’expérience candidat que des modes et critères de sélection.
  • Au travers de l’ensemble des process RH qui composent l’expérience collaborateur.

D’autre part car, en tant que fonction support, nous avons un rôle transversal, connecté à tous les départements, en interaction continue avec les managers, les représentants du personnel, et occasionnellement avec les collaborateurs :

  • Connaître leurs attentes.
  • Parler le même langage, déchiffrer les codes de communication.
  • Assimiler l’historique.
  • Écouter et questionner pour créer le lien.

Enfin, en tant que partenaire stratégique de la direction, nous devons comprendre le business, ses enjeux, son SWOT. La mise en place d’une politique RH (ou de nouvelles pratiques) doit se faire en parfaite cohérence avec les orientations stratégiques de l’entreprise.

Lors de cette période de découverte, l’enjeu est également de garder le plus longtemps possible un œil neuf, un regard extérieur. Après 3 à 6 mois, cette nouvelle société commencera à devenir votre nouvelle normalité. C’est pour cela que dès la prise de poste, vous devez noter un maximum d’étonnements et de questionnements qui seront des inputs précieux pour la construction de votre road map.

À lire également :

Un nouveau poste ou une nouvelle mission.

Comment appréhender la construction d’une nouvelle vision, de nouvelles pratiques lorsque vous êtes dans l’entreprise depuis plus d’un an ? Que ce soit suite à une promotion, une mobilité, ou juste un nouvel objectif, vous n’avez plus besoin de vous imprégner autant du contexte pour vous lancer puisque vous nagez déjà dedans. 

En revanche, il y a tout de même un pas de recul à prendre, éventuellement sortir de l’opérationnel, pour planter le cadre clairement et formellement. Entre vos automatismes et les spécificités de cette nouvelle mission, il y a bien un minimum d’analyse à produire sur le contexte. De plus, à moins que vous ne travailliez seul, vous aurez de nouveaux interlocuteurs privilégiés, et vous devrez également les écouter activement et connaître leurs attentes.

Pour cette nouvelle mission, avez-vous identifié et mesuré des indicateurs, via une enquête ou des données disponibles, qui pourraient orienter votre réflexion ? 

Vous pouvez également vous poser les questions suivantes :

  • Qu’est-ce qui manque à l’existant ?
  • Qu’est-ce qui existe mais qu’il faut arrêter de faire ?
  • Qu’est-ce qui existe et que vous souhaitez garder ?

Vous analyserez les réponses à ces questions au travers du filtre de votre expérience.

S’inspirer de son expérience.

Souvent, le premier réflexe que l’on a lorsque que l’on doit travailler sur un sujet, c’est d’aller piocher dans notre expérience passée.

C’est un mécanisme bien connu en PNL (programmation neuro-linguistique) de reproduire ses propres modèles de réussite. Ce mécanisme concerne les pensées et les comportements, et par extension les méthodes de travail. L’expérience fournit une bonne base de travail, rassurante.

Prenons le cas des profils issus de grands groupes, qui sont souvent appréciés des PME : ils arrivent avec leur boîte à outils ou leur valise à process qui ont été éprouvés à grande échelle, mais dans un cadre bien précis.

L’enjeu pour eux est de savoirs’adapter à leur nouvelle entreprise mais aussi d’éviter les deux écueils suivants :

  • Dupliquer : changer le logo ne suffit pas.
  • Manifester sa nostalgie en réunion : “dans mon ancienne boîte, on faisait comme ça”.

L’expérience propre à chacun peut donc nous inspirer pour construire une nouvelle politique RH, mais elle n’est pas suffisante. Nous devons également nous ouvrir à d’autres savoirs.

Nourrir notre base de données interne.

Pour créer une politique RH, travailler sur un nouveau projet ou process, il nous faut de la data et une application pour traiter cette matière : du savoir et un cerveau curieux.

Se déprogrammer.

Quel que soit le chemin qui vous a mené là où vous êtes, vous avez été conditionné, façonné par votre éducation, vos études, votre parcours, la culture de votre pays.

En France, nous avons une approche assez classique des Ressources Humaines, avec une dimension sociale forte. Les services RH sont encore trop souvent limités à l’administratif, au juridique et au recrutement. En Master RH, on apprend des process encadrés, voire séquencés, par le droit du travail plus que par les enjeux du business.

Aux USA, dans la Silicon Valley par exemple, les politiques RH sont construites autour du business, et de la recherche d’innovation permanente, et l’excellence passe avant le social.

L’idée ici n’est pas d’apporter un jugement, mais de réaliser que l’on peut fonctionner différemment, s’inspirer de pratiques différentes voire opposées à celles que l’on connaît. 

Et si l’on ne s’en sent pas capable, il est toujours possible de s’entourer de collaborateurs ou de prestataires qui sauront nous apporter ces pratiques disruptives.

Encore faut-il être ouvert et faire preuve de curiosité !

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Ouvrir un nouveau programme.

Le fonctionnement du cerveau.

Les deux paragraphes suivants sont un condensé de différents concepts de sciences neuro-comportementales, de psychologie et de spiritualité. Je vous propose de vulgariser une idée clé, et d’en faire un outil pour vous lancer dans le cheminement de création d’une politique RH ou d’une nouvelle pratique.

Notre cerveau est fascinant. Tous les jours, notre subconscient emmagasine un nombre incalculable d’informations perçues par nos cinq sens. Probablement pour éviter la surchauffe, notre conscient est programmé pour n’utiliser que les informations qui correspondent à notre besoin, à nos pensées.

Pour ouvrir un nouveau programme dans notre cerveau, il faut que notre conscient envoie à notre subconscient ce dont il a besoin comme information. Pour ce faire, nous utilisons le principe de visualisation. En visualisant et ressentant notre objectif, notre cerveau va traiter toutes les informations qui nous permettent de l’atteindre. Ce principe est aussi connu en tant que “loi de l’attraction”.

Cas concret en mode création.

Pour être plus claire, voici un exemple réel qui m’est arrivé avant la rédaction de cet article. 

Cela fait déjà 3 mois que j’ai ce thème en tête, et il y a deux semaines, j’ai ouvert Google Doc pour commencer à écrire mes premières réflexions. Depuis ce jour, j’ai bien cet article en tête.

Cette semaine, j’ai participé à un webinar sur les grilles de rémunération. Je voulais creuser le choix des critères utilisés et l’adoption de la grille par les salariés. À l’issue de la session, ce que j’ai principalement retenu c’est le cheminement du DRH pour créer sa grille de rémunération. Pas les critères d’évaluation. Ni l’accueil des salariés.

Une fois l’objectif fixé, et visualisé à intervalle régulier, le cerveau entame sa nouvelle programmation : rechercher les informations nécessaires pour y arriver, s’attarder sur celles qui nous nourriront. Il faut maintenant prendre le temps consciemment de le nourrir.

Se documenter pour s’enrichir.

Afin d’aller au-delà de notre expérience et de l’existant, nous devons prendre le temps de regarder ce qu’il se passe ailleurs. Et nous avons la chance d’avoir Internet, source de savoir presque inépuisable, sous des formes très différentes.

Allez surfer sur LinkedIn ! Cela permet d’avoir accès à énormément d’informations, des pratiques du métier, de lien vers des articles, des vidéos, des podcasts, des conseils de lecture. Vous pouvez utiliser des applications telles que “pocket” ou “Notions” ou “Evernote” qui vous permettent de sauvegarder vos lectures, pour les lire (ou les relire) plus tard.

En surfant ainsi, vous trouverez également des comptes à suivre :

  • Des comptes qui vous questionnent.
  • Des comptes qui vous inspirent.
  • Des comptes du secteur pour vous benchmarker.

Si vous travaillez sur un sujet particulier, vous pouvez chercher les études réalisées dans ce domaine, pour apporter de l’objectivité à votre raisonnement voire ouvrir des pistes de réflexion.

Dans le monde de la tech, des start-up, avec l’arrivée de la génération Z, et de l’hyper-connection, les pratiques innovantes s’enchaînent avec des réussites et des échecs. Et de plus en plus, ces entreprises communiquent sur leurs pratiques, s’inspirent et se challengent entre elles. Grâce à Internet, vous pouvez trouver ces partages d’expérience.

Pour déconnecter des écrans, vous pouvez aussi regarder du côté de la littérature autour des thèmes de l’innovation, du futur, de se repenser ou repenser le monde du travail, de l’agilité, des revues professionnelles, etc…

Oui cela prend du temps, tout est question de priorité et de dosage. 

En matière de questionnement, au-delà de votre documentation et de vos recherches, vous pouvez également vous reposer sur une autre source d’inspiration d’une grande richesse : les interactions avec votre réseau.

Réseau et communauté.

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Notre réseau est également une source d’inspiration, car il nous permet d’échanger, d’interagir, de brainstormer, de se challenger, de faire émerger de nouvelles idées.

Le réseau interne.

Au sein de la structure dans laquelle vous êtes, vous trouverez des partenaires de différents horizons, avec leur propre filtre et leur propre expérience pour échanger. D’une simple conversation de machine à café ou sur Slack peut émerger une nouvelle idée, surtout si votre cerveau est en mode création.

On a tous également un (ou plusieurs) collègue qu’on admire, et qui questionne systématiquement de façon constructive tout ce qu’on propose. Souvent, il n’est pas de la fonction RH, il apporte une vision “client interne”. Même si parfois il nous complique la vie sur le moment, ce collègue est précieux, car il nous challenge, et nous apporte en toute franchise son feedback et son interprétation. Il peut nous pousser à nous dépasser et à aller chercher plus loin, approfondir le concept ou changer d’approche.

En interne, il est également possible d’avancer en mode participatif pour nourrir une politique RH, un projet ou un process. Que ce soit grâce à une enquête ou grâce à un groupe de travail, il est possible de s’inspirer de ses collaborateurs.

À lire également :

Le réseau externe.

Vous pouvez également trouver de l’inspiration au sein de réseaux externes à votre structure. 

Il est possible de joindre l’utile à l’agréable en engageant un débat avec vos amis autour d’un verre, sur un sujet pro qui vous tient à cœur.

Vous pouvez rejoindre un réseau métier, tel que l’ANDRH et participer à des tables rondes pour vous benchmarker et échanger sur vos problématiques, et vous inspirer de leurs solutions.

Vous pouvez également intégrer un réseau lié à votre secteur d’activité, où vous côtoierez des entreprises qui traversent des problématiques similaires, et vous réunir afin de co-créer les pratiques de demain.

Vous pouvez faire appel aux prestataires qui ont des compétences complémentaires aux vôtres, aux réseaux d’anciens élèves, ou intégrer un nouveau réseau transverse comme un observatoire des métiers (liste non exhaustive)…

Pour développer son réseau avec de nouveaux intervenants, il faut du temps, de l’énergie et de l’envie. Souvent, cette action fait partie intégrante des missions du DRH : développer son réseau permet de se nourrir de nouvelles idées, mais également de rayonner sur son écosystème.

Les communautés en ligne.

Nous sommes en 2021, dans l’ère des communautés en ligne. Leur développement s’accélère grâce aux nouvelles technologies. Entretenir son réseau en ligne via des communautés à l’avantage de faire fi des contraintes géographiques, des horaires, ou de la présentation physique. 

Pour ceux qui sont actifs sur les réseaux sociaux, la communauté fait référence aux personnes avec lesquelles vous interagissez sur des publications (les vôtres, les leurs).

Mais plus largement vous pouvez rejoindre en ligne des communautés, des groupes, des tables rondes, pour débattre, vous inspirer, partager, échanger sur des thématiques qui, certainement, nourriront votre réflexion sur la mise en place de nouvelles pratiques ou d’une politique RH.

Au final, à vous de choisir vos canaux pour alimenter votre base de données personnelle, en fonction de votre personnalité, de vos contraintes, de votre appétence.

Créer et produire une politique RH sur mesure. 

Vous avez activé le mode création de votre cerveau, en vue d’un objectif précis. Vous connaissez le contexte particulier de votre entreprise. Vous avez gagné des nouveaux savoirs par les moyens de votre choix. Vous piochez dans votre expérience. 

Alors vous commencez à esquisser les contours de votre politique RH, adaptée aux enjeux internes et externes que vous avez identifiés. Plus vous avancez dans la production, plus vous avez d’idées. Le puzzle commence à se mettre en place avec un nouveau modèle. Après quelques partages avec des interlocuteurs choisis, vous retravaillez certains points. Vous êtes cohérent.e, peut-être même audacieux.euse. 

Vous obtenez l’adhésion de votre CEO.

Voilà votre première version qui est prête. Il faut se lancer, la présenter, la tester. Elle n’est pas figée. Elle évoluera, s’adaptera, se redessinera. Vous êtes agile, vous apprenez, vous travaillerez à nouveau sur ce qui ne fonctionne pas. 

De toute façon, vous avez laissé le mode création ouvert.

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