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Conseils de productivité à l’attention de ceux qui détestent ça

Chroniques d’experts

Carrière

Le 05/09/2022

conseils productivite

(©Getty Images)


Temps de lecture : 8 minutes

Voici pourquoi vous avez du mal à rester concentré et comment y remédier. A la clé : gain de performance et satisfaction du travail accompli.

« Les approches classiques pour apprendre à rester concentré ne marchent pas avec moi. » « Je sais ce que je devrais faire pour être plus productif, mais je ne le fais pas. » Ce genre de phrases, je l’entends sans cesse de la bouche de clients que je coache. Nombreux sont ceux qui ont lu des articles et des livres sur le sujet (et qui ont même été formés à des méthodes de productivité), mais pour qui le fait de rester concentré reste une lutte pénible. Pourquoi des personnes qui en connaissent un rayon sur ce qui pourrait les aider ont malgré tout du mal à se concentrer ? Mon travail de coach m’a permis d’identifier plusieurs raisons, ainsi que des stratégies qui vous aideront peut-être à vous prendre en main.

Partir du principe que les stratégies de productivité préférées des autres devraient fonctionner avec vous peut être source de frustration et de défaitisme. Vous avez peut-être entendu un ami ou un auteur vanter son approche avec un enthousiasme tel que celle-ci semble ne pas pouvoir échouer pourvu qu’elle soit mise en œuvre correctement. Mais si vous avez l’impression que l’approche en question est malhonnête ou restrictive, cela pourrait ne pas vous convenir. Le simple fait d’essayer de la mettre en œuvre peut vous enliser dans une routine où vous répèterez des comportements qui ne vous seront d’aucune aide tout en vous flagellant parce que vous avez manqué de concentration.

A l’écoute

Par exemple, certains de mes clients ont une aversion pour l’organisation de leur temps par le biais d’outils largement recommandés tels que les tableurs, plannings et autres agendas, des règles de type « si-alors » ou encore un minuteur. Ce sont souvent les mêmes clients qui se trouvent être profondément sensibles à la qualité de leur expérience professionnelle, qui ne sont jamais si heureux qu’en période de « flow », cette sensation mêlant concentration maximale et détente dans l’effort qu’ils cherchent à retrouver, et que l’introduction de leviers de productivité industriels fait suffoquer. Si cette description vous ressemble, vous progresserez en faisant attention à ce qui se passe à l’intérieur de vous quand vous travaillez et en vous servant de ce que vous aurez constaté pour façonner vos stratégies.

Si vous êtes démoralisé, deux choses vous permettront d’avancer et de vous sentir davantage maître de la situation. La première est d’admettre que vous êtes là où vous en êtes et de faire preuve de compassion à votre égard : « Je suis bloqué. C’est une sensation terrible. » Quand vous le reconnaissez et que vous laissez cet aveu s’installer consciemment sans le combattre ou sans en faire une arme pour culpabiliser, celui-ci ne peut plus vous mettre en échec. Traitez-vous avec compassion en reconnaissant vos points forts, en vous souvenant des obstacles que vous avez surmontés par le passé et en affirmant votre capacité à résoudre des problèmes.

En souplesse

Ensuite, allez de l’avant par l’expérience et par la réflexion. J’encourage mes clients à faire le point sur les sentiments que leur procure leur processus de travail à divers moments de la journée et à effectuer des ajustements pour améliorer la qualité de leur expérience de travail. Etre flexible est un atout. Si une approche ne fonctionne pas, essayez-en une autre. Vous êtes frustré derrière votre bureau ? Allez travailler en extérieur ou dans un café pendant quelques heures. L’écran de votre ordinateur vous fatigue les yeux ? Travaillez sur papier ou utilisez la reconnaissance vocale. Imaginons que vous avez décidé de terminer quelque chose avant l’heure du déjeuner : si la frustration s’accumule, vous avez peut-être plutôt intérêt à vous éloigner, à aller faire un tour et à aller manger un morceau pour mieux terminer votre tâche après le déjeuner.

Tirez parti du lien entre corps et esprit pour savoir quand opérer un changement. En ce qui me concerne, j’ai par exemple découvert que j’ai besoin de me lever de ma chaise pour m’étirer plusieurs fois par jour. Les douleurs cervicales ou l’engourdissement des muscles fessiers déclenchent chez moi l’envie irrépressible de bouger. Si je me surprends à me recroqueviller ou si j’ai la mâchoire qui se tend, je vais faire un tour à la fenêtre ou dehors et je respire quelques instants. Je fais aussi de l’exercice physique quasiment tous les jours, en général vers la fin de ma journée de travail ou avant une tâche ne requérant pas une attention soutenue, car j’ai l’impression que cela dissipe ma concentration plutôt que cela ne l’exacerbe. Votre corps peut vous fournir d’importants signaux qui vous permettront de gérer votre concentration de manière optimale.

Question de vocabulaire

Certaines personnes aiment avoir en tête ce qu’elles prévoient de terminer avant telle ou telle date. Mais le fait de se focaliser sur le travail en lui-même plutôt que sur les résultats globaux constitue un changement de perspective qui facilite la tâche de nombreuses personnes. Par exemple, Nora, une de mes clientes, s’est aperçue que si son principal objectif journalier est de « terminer un projet », elle est de plus en plus stressée à mesure que le temps passe si ledit projet n’avance pas aussi vite qu’elle l’aurait souhaité ; à la fin de la journée, si le projet n’est pas terminé, elle est complètement démoralisée. Ce qui fonctionne bien pour elle, c’est quand elle a simplement l’intention de « travailler » ou « d’avancer » sur un projet, surtout lorsqu’elle définit des tâches distinctes et qu’elle identifie de petits jalons pouvant servir d’indicateurs de progrès.

Arriver à rester concentré ne doit pas être une lutte. Même si ce n’est pas forcément facile à faire, la façon dont vous gérez votre concentration peut (et devrait) être gratifiante et vous permettre de vous affirmer. Avancer sur un projet qui a du sens est une des expériences les plus stimulantes et les plus gratifiantes. Il est donc logique d’organiser votre charge de travail selon des critères d’aisance et de progrès. Theresa Glomb, professeure à l’université du Minnesota, préconise d’organiser le travail de façon à « démarrer en pente descendante ». Que pouvez-vous faire en préparation pour vous garer en haut de la pente et n’avoir qu’à lâcher la pédale de frein quand vous voudrez démarrer ? Débarrasser votre bureau avant d’aborder une nouvelle tâche ? Noter vos deux priorités pour la journée du lendemain avant de partir le soir ? Peut-être êtes-vous quelqu’un qui aime avoir une vision d’ensemble et que les détails vous accablent.

Pas à pas

Pour vous rapprocher de la réalisation de votre idée dans son ensemble, vous devez extraire une tâche gérable de cette vision globale et l’effectuer. Posez-vous cette question : « Quelle étape de rien du tout suis-je en mesure de faire ? » Par exemple, s’il me vient une idée pour un article que j’aimerais écrire, je sais que l’inspiration va se dissiper si je ne la convertis pas en acte. Je peux l’exposer dans les grandes lignes en quelques minutes (avancée tangible). Si j’en ai le temps, j’en brosserai un tableau plus précis (poursuite de l’avancée). Le fait de rédiger des premiers jets est bien plus rapide et bien plus facile que de produire directement une version définitive. Et pourtant, il s’agit là d’avancées concrètes qui font du bien et qui facilitent l’étape suivante de la rédaction. Attendre que l’inspiration arrive pour créer quelque chose de grand à partir de rien ne fonctionne pas ; à vrai dire, cela met un violent coup de frein à la productivité. Ce qui fonctionne, en revanche, c’est de trouver le moyen d’avancer à petits pas et d’apprécier le sentiment de progresser qui en découle.

Si la stratégie de productivité adoptée par une autre personne vous semble artificielle, il y a de bonnes chances qu’elle ne suscite chez vous aucune motivation. Certains arrivent à accroître leur productivité en se fixant une série de dates butoirs. Pour d’autres, celles-ci ne favorisent la concentration que lorsqu’elles sont tangibles, qu’elles s’appliquent aussi à d’autres personnes et que des conséquences importantes y sont attachées, et non lorsqu’elles sont fixées par elles-mêmes ou par un tiers pour des raisons qui semblent arbitraires. En ce qui me concerne, une deadline me semble bien réelle lorsque je sais qu’un public attend de moi que je m’exprime devant lui à un moment donné. Avec ce genre de date butoir, je sais que je serai prête et que je prononcerai un excellent discours. En revanche, le fait de m’annoncer à moi-même ou d’annoncer à quelqu’un d’autre que j’ai bien l’intention d’avoir préparé mes slides deux semaines à l’avance ne m’aidera pas à me concentrer.

Sous contrôle

Les stratégies de productivité perdent également leur potentiel motivateur lorsqu’elles ne nous animent pas d’un but. Essayez d’envisager une chose que vous devez faire par le prisme de vos valeurs fondamentales pour renforcer et prolonger votre capacité de concentration. Imaginons que je doive prévoir des entretiens avec des collaborateurs dans une firme cliente. La gestion des e-mails et la planification vont me sembler pénibles si j’envisage ces tâches comme des détails administratifs. Mais quand je les vois comme des conversations liminaires vectrices de solutions qui vont permettre à des personnes de grandir et de s’épanouir, elles deviennent tout de suite plus intéressantes.

Nous sommes nombreux à nous laisser avoir par les distractions, qu’elles soient internes ou externes, dans notre quête de concentration. Pour les repousser, une méthode utile est de s’intéresser à ce que cela nous coûte d’y céder. Le fait de capituler face à la distraction a beau nous apaiser, cela finit par susciter un sentiment de regret et même d’incompétence. Par contre, le fait d’avancer stimule ce sentiment de contrôle extrêmement bénéfique pour l’affirmation de soi-même. Face à la tentation de céder à la distraction, posez-vous cette question : « À quoi suis-je en train de dire non ? » Quand vous réaliserez que se laisser aspirer par Internet implique de perdre le contrôle et de renoncer au temps que vous pourriez consacrer à ce que vous voulez vraiment faire, il y a des chances que trouviez la force de vous concentrer.

Compassion et curiosité

Enfin, dites-vous bien que la concentration est évolutive, c’est un travail en cours. Aucun outil ne vous permettra à lui seul de développer une concentration à toute épreuve. La meilleure réaction quand vous vous êtes abandonné quelques heures à une distraction n’est pas l’auto-récrimination, mais la compassion et la curiosité à votre égard. Qu’importe que votre concentration ait été idéale ou non, prenez quelques instants à la fin de chaque journée pour regarder en face ce que vous avez accompli et pour faire en sorte que, le lendemain, vous démarriez en pente, sans effort, pour atteindre vos objectifs de la journée.

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