Le challenge zéro papier en entreprise
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à tendre vers cet objectif de zéro papier pour diminuer au maximum les documents physiques dans la vie quotidienne de l’entreprise.
Le challenge zéro papier représente un triple intérêt pour les entreprises puisque :
- Elles réduisent leur impact écologique et valorisent ainsi leur responsabilité sociétale en diminuant au maximum la consommation et productions de documents physiques.
- Elles diminuent leurs frais de fonctionnement, puisque les documents papiers nécessitent des frais d’impression, d’acheminement et d’archivage. Les déchets liés à l’utilisation du papier sont aussi une véritable charge pour l’entreprise puisque certains documents peuvent contenir des informations personnelles concernant l’activité de l’entreprise et doivent rester confidentielles.
- Enfin, l’utilisation de supports numériques permet d’accélérer les échanges d’informations de manière sécurisée. Ce gain de temps est un réel atout en matière de productivité et de performance pour les entreprises qui l’utilisent.
Les échanges de données informatisées (EDI) ont été à l’initiative du ministère des finances qui souhaitent optimiser les échanges de données avec les entreprises.
Le développement d’internet a permis aux entreprises qui le veulent de remplir les formulaires fiscaux et sociaux directement en ligne, ces échanges de formulaires informatisés (EFI) ont permis aux acteurs du secteur privé de déclarer en ligne et de s’acquitter de leurs charges financières par le même biais.
Ce système permet des gains de temps, donc de productivité : on parle alors d’efficience des processus. Les risques de pertes de données ou d’erreurs étant fortement diminués en comparaison avec l’ancien système de traitement manuel de ces requêtes.
De nombreuses entreprises ont accéléré cette transition du format physique au format virtuel pour des procédures internes et externes liées à leurs activités.
Le système législatif au service de la dématérialisation
L’article 1316-1 du code civil régi par la loi du 13 mars 2000 accorde désormais la même valeur probante aux documents électroniques et aux écrits manuscrits avec les conditions précisés :
“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
La législation française permet et encourage alors pleinement les entreprises de numériser les documents papiers afin de créer des copies numériques de manuscrits originaux.
Les entreprises peuvent désormais gérer de manière numérique l’ensemble des documents liés à son activité : contrats, bulletins, documents officiels et factures. Le stockage et la sécurisation de ces données peut aussi se faire plus facilement de manière électronique.
Comment appliquer la stratégie zéro papier dans son entreprise ?
La numérisation des documents manuscrits d’une entreprise passe par l’utilisation de scanners. Ensuite, il est important de mettre en place un système de gestion électronique des documents (la GED) pour que les utilisateurs concernés puissent avoir facilement accès aux données dont ils ont besoin.
La GED se complète par un système d’archivage électronique des documents (la SAE). La signature électronique des documents se fait via l’utilisation du logiciel Yousign qui offre une solution professionnelle pour la signature électronique de documents. En effet, vous pourrez alors inviter les personnes concernées à signer les documents en ligne via un procédé sécurisé tout en gardant une certaine valeur juridique aux documents correspondants.
Yousign vous permet de faire signer vos contrats légalement de manière simple et sécurisée : contrats de travail, Baux, compromis de vente, devis et offres commerciales : c’est une solution complète pour les entreprises qui souhaitent s’engager sur la signature électronique de leurs documents.
La solution Yousign : simple, sécurisée et certifiée
Le logiciel permet de définir les workflows de validation, recueillir les signatures et archiver numériquement les preuves pour faciliter cette transition numérique.
Simple à utiliser, il permet aux entreprises de protéger leurs contrats, d’archiver les dossiers de preuves avec un hébergement et une certification européenne (certification eIDAS).
De nombreuses entreprises comme BPI France, Konbini, Shine et Agicap ont choisi la solution Yousign pour la signature électronique de leurs documents.
Les forces de Yousign permettent la garantie de sécurité des contrats juridiques, la protection des investissements en Finance et l’optimisation des gestion des conventions dans le secteur éducatif.
De nombreux autres secteurs d’activité peuvent tirer un bénéfice important de l’utilisation de Yousign comme les ONG, les éditeurs de logiciel, les start up et les administrations publiques.
La majorité des processus des services des entreprises peuvent être améliorés avec l’utilisation de Yousign :
- Les ressources humaines gagnent du temps pour engager de nouveaux employés et faire signer les contrats de travail par exemple.
- Le service commercial peut faciliter la signature de contrat et accélère ainsi les ventes.
- Le service achat est plus rapide en signant les documents et contrats en ligne.
- Le service de Direction des Systèmes d’Information (DSI) en sécurisant les usages et la gestion des documents des équipes internes.
- Le service juridique protège les accords grâce à la certification Yousign.
- Les Directions administratives et financières peuvent structurer et accélérer les processus de validation des documents internes et externes.
En somme, Yousign est la solution idéale pour les entreprises qui souhaitent engager cette démarche de numérisation avec l’objectif zéro papier. Yousign permet de sécuriser et accélérer les échanges et la validation de documents internes et externes des entreprises. Yousign s’adapte à toutes les tailles de structure : freelance, indépendant, start up , TPE, PME et ETI en proposant des solutions adaptées à leurs besoins.
Dans une démarche globale de réduction des déchets, Yousign est une solution concrète pour les entreprises qui veulent franchir le pas de la numérisation.
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