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Entretien de suivi de charge et télétravail, pourquoi et comment le rédiger ?

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Avant la crise sanitaire liée au Covid-19, le télétravail se révélait être l’exception et non la norme en matière d’organisation du travail en France.

Les confinements et couvre-feu successif ont alors changé la donne et mis en marche forcée le déploiement du télétravail. Souvent mal vécu à l’instant T par les salariés, le télétravail s’est peu à peu fait sa place dans le quotidien des Français.

À tel point qu’aujourd’hui, selon l’étude menée par Malakoff Humanis « Baromètre Télétravail et Organisation hybrides 2022 », 68% des salariés français font le choix du télétravail, que celui-ci soit partiel ou total.

Mais attention, car si le télétravail présente de nombreux avantages, il peut également être une source de mal-être au travail. Afin de limiter ce risque, il est alors nécessaire de réaliser un suivi régulier du télétravail. Et parmi ces outils, nous comptons l’entretien de suivi de charge.

Alors en quoi consiste cet entretien de suivi de charge ? Est-il réellement utile ? Est-ce une obligation ? …

Autant de questions sur lesquelles nous nous sommes penchés !

Sommaire de l’article:

L’entretien de suivi de charge en télétravail, une obligation légale ?

Au sein de cette première partie, nous allons nous intéresser à l’ensemble des caractéristiques dîtes « techniques » de l’entretien de suivi de charge des collaborateurs en situation de télétravail. Est-il obligatoire ? Dans quel délai doit-il être réalisé ? Etc.

L’entretien de suivi de charge en télétravail, que dit la loi ?

La réalisation d’un entretien de suivi de charge est rendue obligatoire par l’article L. 1222-10 du Code du travail qui définit et encadre les pratiques en lien avec le télétravail. Ainsi, l’entretien de suivi de charge doit permettre à l’employeur « d’aborder avec le salarié les conditions d’exercice de son activité ainsi que sa charge de travail lorsque ce dernier est en télétravail ».

Cette obligation est renforcée par l’article 3.1.3 de l’ANI du 26 novembre 2020 qui stipule que « l’entretien de suivi de charge doit se dérouler durant les heures de travail du collaborateur et qu’il peut être réalisé en entreprise ou par le biais d’une visioconférence. »

L’entretien de suivi de charge, quelles modalités de mise en œuvre ?

Si le Code du travail oblige l’employeur à la réalisation de cet entretien de suivi, ce dernier reste libre d’aborder les thèmes qu’il souhaite, tant que ceux-ci ont un rapport avec la situation de télétravail du collaborateur.

C’est donc à lui de définir, en lien ou non avec les salariés, les éléments qu’il estime inhérents aux bonnes conditions d’exécution du télétravail. Toutefois, un accord collectif de branche peut venir imposer un certain nombre de conditions supplémentaires et une périodicité autre que celle imposée par le Code du travail, à savoir annuelle.

Lorsque l’employeur instaure le télétravail par le biais d’une charte interne, il doit y être fait mention des éléments en lien avec l’entretien de suivi de charge : périodicité et modalité de réalisation au minimum.

À lire également :

Entretien de suivi de charge, une durée minimale de télétravail est-elle requise ?

Au sein du Code du travail il n’est fait aucune mention d’une durée minimale requise de télétravail qui permettrait d’ouvrir ce droit aux salariés.

De ce fait, tout salarié télétravaillant, même partiellement, doit bénéficier de cet entretien de suivi de charge. Ainsi, un salarié télétravaillant une journée par semaine devra, lui aussi, réaliser cet entretien de suivi de charge.

Absence d’entretien de suivi charge, que risque-t-on ?

À la date de publication de cet article, il n’existe aucune sanction spécifique en lien avec l’absence d’un entretien de suivi de charge.

Toutefois, l’entretien de suivi de charge permet de formaliser les relations de travail au sein de l’entreprise et notamment le volume des heures réalisées par le salarié.

Si son absence ne vous expose à aucune sanction en particulier, elle peut néanmoins vous coûter cher en termes de rappel de salaire pour heures supplémentaires ou en cas d’action prud’homale de vos salariés sur le non-respect de votre obligation de santé et de sécurité.

L’entretien de suivi de charge et télétravail, à quels enjeux répond-il ?

Au-delà d’une simple obligation légale, l’entretien de suivi de charge à une réelle utilité tant pour l’employeur que pour les collaborateurs.

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D’une part, cela sera l’occasion de réaliser un bilan de l’activité professionnelle du salarié et pas seulement du point de vue de ses performances, mais aussi de ses attentes et de ses aspirations quant au télétravail.

Bien qu’il n’ait pas vocation, et qu’il ne doit pas remplacer l’entretien professionnel, l’entretien de suivi de charge permettra de dresser un bilan global de l’activité en télétravail. Cette dernière répond-elle aux espérances du collaborateur, est-il déçu du télétravail, souhaite-t-il poursuivre en ce sens, augmenter ses journées de télétravail ? L’entretien de suivi de charge peut alors permettre de détecter un éventuel mal-être au travail en lien avec le télétravail et y apporter une solution quasi immédiate.

D’autre part, l’entretien de suivi de charge peut être vu comme un outil de diagnostic et d’amélioration des méthodes, mais aussi de l’organisation interne de l’entreprise, tout en s’intégrant pleinement au cœur d’une démarche QVCT qui répondra alors à de nombreux enjeux en lien avec la fidélisation des talents.

Comment rédiger votre trame d’entretien de suivi de charge de travail en télétravail ?

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L’entretien de suivi de charge doit répondre aux problématiques spécifiques, et souvent uniques, du télétravail au sein de votre entreprise. C’est pourquoi, bien que vous puissiez partir d’une trame prête à l’emploi telle que celle que nous vous proposons sur le site de Culture RH, il vous sera nécessaire de l’adapter à votre activité et surtout à votre télétravail.

Ainsi, avant de débuter le process de rédaction ou d’adaptation de votre trame de télétravail prenez quelques instants pour vous poser les bonnes questions, tel que :

  • Quels ont été les freins rencontrés lors de la mise en place du télétravail ?
  • Quelles étaient les craintes exprimées par les collaborateurs et par les managers au moment du déploiement du télétravail ?
  • Quels sont les objectifs définis avec la mise en œuvre du télétravail ?

Ces questions vous permettront de mettre en lumière les points qu’il vous faudra impérativement intégrer à votre trame d’entretien de suivi. En dehors de ces particularités internes, les sujets à aborder lors de l’entretien de suivi seront en lien avec les thèmes suivants :

  • Matériels mis à disposition du télétravailleur.
  • Prise en charge des frais en lien avec le télétravail.
  • Besoins en formation (utilisation des logiciels collaboratifs, organiser ses journées en télétravail, etc).
  • Communication avec le manager et les équipes.
  • Équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
  • Respect du droit à la déconnexion.
  • Ressenti par rapport à la situation de télétravail, sentiment d’isolement par exemple.
  • Difficultés rencontrées lors de l’exécution de ses tâches.

Vous avez également la possibilité de scinder votre trame en différentes parties. Vous pourrez ainsi consacrer le premier volet de votre entretien de suivi à l’évaluation par le collaborateur de sa situation de télétravail avec des questions du type :

« Sur une échelle de 1 à 10, comment évaluez-vous la qualité du matériel mis à disposition pour le télétravail ?»

« Comment qualifieriez-vous la qualité de vos communications à distance avec votre manager :

☐Mauvaise      ☐Passable         ☐Correcte        ☐Bonne             ☐Excellente »

« De façon générale, vous sentez-vous satisfait quant à votre activité en télétravail ? 

☐Oui   ☐Non  ☐Je ne sais pas »

Dans une deuxième partie de votre entretien, vous pourrez interroger, à l’aide de questions ouvertes, votre collaborateur sur son quotidien de télétravailleur avec des questions du type :

« À ce jour, quels sont les avantages que vous retirez du télétravail ? »

« Quels sont les inconvénients et/ou les difficultés que vous rencontrez lors du télétravail ? »

« Souhaiteriez-vous télétravail plus ou moins ? »

Pour finir, vous pourrez intégrer votre collaborateur au sein du processus d’amélioration continue du télétravail en l’interrogeant sur ce qui permettrait, selon lui, d’améliorer les pratiques de télétravail au sein de l’entreprise.

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