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Gouvernance de l’information numérique, des documents et des données, quelles tendances pour 2022 ?

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Comment les différentes organisations, publiques et privées, gèrent-elles ou envisagent-elles la gouvernance de leur information numérique ? Quelles sont les attentes des utilisateurs et les tendances émergentes ? Autant de questions auxquelles répond le nouveau rapport SERDA / ARCHIMAG sur la Gouvernance de l’information numérique en 2022.

Sommaire de l’article:

Des organisations tournées vers la gouvernance de l’information numérique

Plus de 10 ans d’enquête ont permis à Serda Conseil et Archimag de présenter un 11ème rapport, dégageant les tendances de fond et les sujets émergents de la gouvernance de l’information, des datas et des documents numériques pour 2022-2023.

Ce dernier souligne un intérêt de plus en plus important des organisations publiques et privées pour la gouvernance de l’information numérique. Ainsi, 60% des organisations ont mis en place en 2022 cette gouvernance. L’approche globale reste minoritaire, car elle ne concerne qu’une organisation sur 5, mais elle a doublé en 11 ans. 

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Du côté des projets, 3 organisations sur 5 (dont une collectivité territoriale sur 2) se sont déjà engagées à se lancer dans la gouvernance dans les années à venir. Et, pilotés à parts égales entre la direction et la DSI, ces projets tournent alors autour de thématiques précises : l’information, la rationalisation de la gestion et des accès aux informations, documents et données, ou encore le positionnement central des datas.

Une accélération de la mise en place de la gouvernance suite à la pandémie

La crise sanitaire et le télétravail ont accéléré la mise en place de la gouvernance de l’information dans les organisations, notamment au sein des collectivités et dans le privé, plus particulièrement dans le secteur des services. Une accélération ressentie par près de 60% des répondants.

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Parmi les principaux enjeux de cette gouvernance, l’on trouve alors dans l’ordre : 

  1. L’accès et le partage des informations et des connaissances (83%).
  2. Définir les règles et les process en matière documentaire (52%).
  3. Maîtrise des risques liés à la gestion des documents et des informations (50%).

Attentes et Tendances en termes de gouvernance de l’information

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Les attentes des managers et collaborateurs en termes de Gouvernance sont multiples et assez fortes : 

  • 93 % d’entre eux plébiscitent un point d’accès unique aux données et documents des entreprises (pour arrêter de jongler entre 10 ou 15 applis différentes).
  • 63 % veulent un accès en situation de télétravail ou de mobilité.
  • 59 % sont conscients que la question des droits d’accès et de la sécurité doit être renforcée.
  • 19 % des organisations mettent en place l’archivage électronique comme clé de sécurité pour les informations à valeur probante (et 52 % prévoient un projet en ce sens).

Des tendances émergentes et en phase de généralisation

Avec l’augmentation du travail collaboratif, la GED (Gestion Électronique des Documents) collaborative, les portails collaboratifs et les digital workplaces se généralisent dans les projets réalisés ou à venir.

Tout comme la signature électronique, qui est utilisée aujourd’hui chez plus d’un tiers des répondants (34 %).

Du côté des tendances émergentes en gouvernance de l’information numérique, 3 grandes thématiques se détachent : 

  • Le KM (knowledge management) et la gestion des connaissances, qui reviennent en force chez nos répondants (9 % l’incluent dans leur gouvernance, et 50 % envisagent de lancer un projet en ce sens dans les 2 ans qui viennent.
  • 32% des organisations expriment un besoin de formation des utilisateurs.
  • 61% des répondants se sentent concernés par le numérique écoresponsable, même si seulement 21% pensent engager des actions en la matière.

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