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Les 5 étapes pour élaborer un plan de développement des compétences

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Depuis le 1er janvier 2019, le plan de développement des compétences a succédé au plan de formation. Et pourtant, nombre d’entreprises parlent toujours de plan de formation.

Prenons quelques instants et faisons un point sur l’évolution que ce dernier apporte par rapport au plan de formation ainsi que la manière de l’élaborer.

Sommaire de l’article:

Qu’est-ce qu’un plan de développement des compétences ?

Le plan de développement des compétences est un outil par lequel l’employeur définit les actions de développement de compétences qu’il prévoit de mettre en œuvre au bénéfice de ses salariés. 

Pourquoi ce changement ?

La loi du 5 septembre 2018 sur la « Liberté de choisir
son avenir professionnel » a réformé en profondeur la formation
professionnelle et notamment l’outil bien connu qu’était le plan de formation.

Le plan de développement de compétences est fondé sur une
philosophie nouvelle que nous éclaire une citation de Muriel Pénicaud, Ministre
du travail qui a mené la réforme :

« L’audace, c’est transformer le réel pour se donner
les moyens de saisir toutes les potentialités des mutations à venir. Alors que
50 % des emplois seront profondément transformés dans les dix ans à venir, cela
passe plus que jamais par un accès plus simple, plus rapide et plus juste à
l’atout majeur du XXIe siècle: les compétences. »

La compétence est considérée comme une clé indispensable
pour préparer et accompagner l’évolution les métiers qui s’accélère avec les mutations
sociétales, innovations technologiques …..

La formation est un des vecteurs qui permettent d’accéder à
la compétence.

En bref, La formation est un moyen, la compétence un objectif !

À quoi sert-il ? Pourquoi faire un plan de développement des compétences ?

1 –  La première motivation pour construire un plan de développement des compétences est la nécessité de respecter des obligations légales.

En effet, l’employeur a une responsabilité en la matière qui
l’expose, s’il s’en affranchit, à des sanctions pécuniaires et des contentieux
devant les tribunaux.

Deux
articles du code du travail sont essentiels à connaître.

L’article L.6312-1 indique que « l’accès des salariés à la formation professionnelle est assuré à l’initiative de l’employeur dans le cadre d’un plan de développement des compétences ».

Il prévoit aussi que le salarié peut également être à l’initiative de la formation via son compte personnel de formation (CFP).

L’article  L6321-1 prévoit que :

« L’employeur assure l’adaptation des salariés à leur poste de
travail.

Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard
notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.

Il peut proposer des formations qui participent au développement des compétences,
(…..) y compris numériques, (…) »

Les actions de formation mises en œuvre à ces fins sont prévues, le cas échéant, par le plan de développement des compétences mentionné au 1° de l’article L. 6312-1.  (…..) »

2 – Au-delà de l’aspect légal, pour l’entreprise, disposer de salariés compétents est essentiel pour fournir aux clients des produits et services qui font le poids par rapport à ceux de la concurrence.

Le plan de développement des compétences est donc un outil
indispensable pour soutenir l’activité.

Il va aussi accompagner les décisions et virages stratégiques pour l’avenir de l’entreprise (digitalisation, internationalisation, diversification ….) et les impacts de ces décisions sur les métiers et les compétences utiles (compétences digitales, multiculturelles, technologiques ….).

Cette réflexion prospective relève d’une démarche de gestion
prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

3 – Enfin, l’attention et l’investissement que l’entreprise met dans la construction d’un solide plan de développement des compétences au profit de ses salariés est clé pour attirer puis fidéliser ses nouveaux salariés et ses talents.  Les générations Y et Z sont particulièrement désireuses de travailler dans une entreprise « apprenante » qui leur permet de se développer au quotidien.

Qu’est ce qui change avec la réforme ?  

1 – L’ancien plan de formation était composé de deux catégories d’actions : celles permettant d’adapter les salariés à leur poste de travail et liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi et celles visant au développement des compétences.

Le nouveau plan abandonne cette catégorisation et en prévoit
une autre :

Il distingue :

A – les actions « conditionnant l’exercice d’une
activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale, de
dispositions légales ou réglementaires » c’est-à-dire les actions
obligatoires ou nécessaires à la tenue du poste,  

B – des actions non obligatoires

Les actions obligatoires doivent être réalisées pendant le
temps de travail et être rémunérées comme telles.

Les actions non obligatoires sont en général réalisées sur
le temps de travail, mais peuvent être réalisées en tout ou partie hors du
temps de travail selon des règles qui ont été réformées.

2 – Autre changement d’importance :

Puisque l’objectif est désormais la compétence, la définition de l’action de formation a été libéralisée. Elle se définit désormais d’après l’article L.6313-2 comme un « parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. Elle peut être réalisée en tout ou partie à distance. Elle peut également être réalisée en situation de travail »

L’action de formation peut désormais prendre des formes diverses : formation présentielle, distancielle, AFEST (action de formation en situation de travail à laquelle nous consacrerons un autre article), tutorat, séminaire, alternance ….

Elle peut être construite sous forme de parcours mélangeant les différentes modalités de formation, pour former notamment du « blended learning », ou formation mixant du présentiel et du distanciel.

Les responsables de formation deviennent des responsables de
développement des compétences qui doivent s’approprier ou inventer de nouveaux
outils au profit des compétences des salariés.

Attention tout de même au fait que la formation étant une
obligation de l’employeur, il lui faut tracer la réalité des actions pour
pourvoir justifier avoir assumé sa responsabilité en la matière. 

Comment est financé le plan de développement des compétences ?

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Là aussi, beaucoup de changements sont à intégrer par les
entreprises.

Alors que par le passé, les entreprises avaient une obligation fiscale en matière de formation dont elles devaient justifier au sein du Cerfa 2483, dont les anciens de la fonction se souviennent bien, les réformes successives ont bouleversé cette logique.

Désormais, les entreprises ont une responsabilité en matière
de compétences de leurs salariés. Elles ont aussi une obligation de financement
de la formation.

La loi « Avenir professionnel » a réformé l’obligation
financière en privilégiant les petites entreprises.

La contribution formation à verser par les entreprises
jusqu’à 11 salariés est de 0.55% de la masse salariale, à laquelle s’ajoute une
contribution au financement des contrats d’apprentissage.

Au-delà de 11 salariés, la contribution passe à 1% de la
masse salariale hors apprentissage.

Mais attention, alors que jusqu’en 2018, cette enveloppe contribuait à financer le plan de formation des entreprises dont l’effectif allait jusqu’à 300 salariés, seules les entreprise de moins de 50 salariés peuvent désormais obtenir de la part de leur OPCO des financements pour leur plan.

C’est un changement de taille pour les entreprises dont l’effectif est entre 50 et 300 salariés qui, comme déjà les plus grandes, doivent désormais autofinancer leur plan de développement des compétences.

Les innovations pédagogiques ou une réflexion sur d’autres sources de financement sont des pistes à exploiter pour leur permettre de continuer à investir dans les compétences

Quel rôle joue le CSE par rapport au plan de développement des compétences ?

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le CSE, comité social et économique, est  consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur la formation professionnelle (L.2312-8)

Autrement dit, il est informé de façon complète et précise et doit
rendre un avis formel.

Deux réunions de consultations sont obligatoires chaque année :

  • La première porte sur les orientations stratégiques de l’entreprise, (… ) et sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, dont les orientations de la formation professionnelle.
  • La seconde porte sur la politique sociale de l’entreprise et notamment les actions de formation envisagées par l’employeur.   

Cette seconde consultation est souvent mise en œuvre sous forme de deux réunions, l’une retraçant le réalisé de l’année passée et de l’année en cours, l’autre évoquant les projets pour l’année ou les années à venir (plan annuel ou pluriannuel). La loi n’impose plus l’existence de deux réunions.

Comment construire un plan de développement des compétences ?

Étape 1 : Le recueil des besoins et la réponse en actions de formation

La formation étant à la croisée des chemins entre les
besoins de compétences issus des choix stratégiques de l’entreprise, et les besoins
et souhaits individuels, le recueil des besoins va relever d’une double
approche descendante et montante

Le descendant, soit ce qui relève exclusivement de choix de
l’employeur (implémentation d’un nouvel outil informatique nécessitant une
formation par exemple) va être imposé aux salariés.

Le montant, à savoir les besoins exprimés par les salariés vont être négociés entre les salariés et leurs managers.

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Les projets de formation « négociés » peuvent
l’être essentiellement dans deux cadres :

S’ils proviennent d’un besoin pour remplir des objectifs opérationnels individuels, ils sont discutés lors des entretiens d’évaluation. S’il s’agit d’un projet négocié de prise de responsabilité ou de mobilité fonctionnelle, ils font l’objet d’un échange lors de l’entretien professionnel

Une fois les besoins de formation collectés, l’entreprise doit trouver une réponse de formation adaptée à chaque besoin : formation inter (regroupant des salariés de plusieurs entreprises) ou intra (réservée aux seuls salariés de l’entreprise), présentiel, distanciel, AFEST, tutorat, conférence …  , en bénéficiant de la libéralisation de la définition d’une action de formation.

Étape 2 : Priorisation et budgétisation

Il est probable que la totalité des besoins recueillis ne
soient pas intégrés au plan de développement des compétences. Quelles sont les
priorités stratégiques ? Quels sont les besoins en compétences les
plus importants ? Quelles populations ont le plus besoin de
formation ? …

Quel budget l’entreprise est-elle prête à consacrer aux
formations ? Et quels objectifs de retour sur investissement se fixe t elle ?

Rappelons que pour les entreprises de plus de 50 salariés il
n’est pas prévu de financement du plan par les OPCO malgré la contribution
financière que l’entreprise aura versée.

Il revient à la Direction de l’entreprise de décider du budget alloué et des priorités de formation qui sont mises dans le projet de plan. Il s’agit d’un investissement dans les compétences qui doit être soigneusement étudié.

Étape 3 : Consultation du CSE

Une fois les priorités clairement définies par l’employeur, et ceci dans les entreprises d’au moins 50 salariés, il devra présenter un projet de plan annuel ou pluriannuel de développement de compétences aux représentants du personnel. En cas de plan pluriannuel, celui-ci devra être revu chaque année et l’actualisation présentée au CSE pour consultation.

En amont de la réunion avec le CSE, l’employeur devra lui transmettre
des documents prévus au code du travail pour permettre aux élus d’être
valablement informés.

Une discussion va s’engager sur le projet de plan de
développement des compétences qui peut pousser l’employeur à l’ajuster en
prenant en compte les suggestions faites par les élus.

Pour clôturer cette discussion, rappelons que le CSE doit rendre un avis formel sur le projet qui lui est présenté. Un procès verbal sera rédigé pour consigner les échanges et les votes émis par les élus.

Étape 4 : Information des salariés et mise en œuvre du plan

Une fois le CSE consulté, le plan de développement des compétences
peut enfin être communiqué aux salariés et mis en œuvre.

Bien sûr, le plan peut évoluer dans une certaine mesure en
cours de mise en œuvre : de nouvelles priorités peuvent émerger, de
nouveaux salariés arriver qui ont besoin d’être formés ….

Il s’agit d’un outil prospectif, pas d’une contrainte figée quelles que soient les circonstances.

Étape 5 : L’évaluation de l’impact du plan de développement des compétences

L’objectif du plan de développement des compétences étant l’acquisition des compétences jugées utiles, il est indispensable d’évaluer l’impact de l’investissement engagé.

Les nouvelles compétences sont elles acquises ? Les
salariés formés ont-ils gagné en performance ? Les produits ou services
ont-ils gagné en qualité ? Les mobilités prévues se passent elles
bien ? 

C’est le moment d’analyser si les objectifs fixés ont été atteints, et d’ajuster le dispositif si les résultats attendus ne sont pas à la hauteur des attentes.

Outil d’aide au recueil des besoins en développement des compétences et à l’élaboration de la réponse au besoin (Étape 1)

Vous trouverez ci-dessous un outil d’aide pour vous aider à
élaborer votre plan de développement des compétences :

Le recueil des besoins en développement des compétences :

Besoins opérationnels. Il s’agit de besoins métier Besoin en compétence à rédiger sous forme de « savoir + verbe d’action » Besoin de développement des compétences (*), si les salariés ne les détiennent pas Population visée
Exemple fictif :
Développer la clientèle
Savoir démarcher par téléphone Techniques d’appels sortants Commerciaux sédentaires

La réponse aux besoins de développement des compétences

Besoin de développement des compétences (* report de l’étape 1) Contenu pédagogique Précision sur le programme Forme et durée de l’action Présentiel 2 jours, tutorat, e-learning Population à former
Techniques d’appels sortants Approcher le client. Savoir contrer les objections … Présentiel 1 jour Commerciaux sédentaires expérimentés

En conclusion, le plan de développement des compétences est un outil suffisamment stratégique pour qu’il soit élaboré soigneusement et de concert entre tous les acteurs de l’entreprise : la direction générale, le département des ressources humaines, les managers, les collaborateurs et bien sûr les représentants du personnel élus s’il y en a.

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