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PME françaises : le suivi du temps est la pièce manquante à la prise de décision stratégique

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Sommaire de l’article:

Sondage exclusif Beebole : le suivi du temps dans les PME

Beebole, une entreprise belge spécialisée dans les logiciels de gestion du temps et des activités, a mené une enquête auprès de nombreux cadres et dirigeants de PME françaises afin de connaître leurs pratiques en matière de suivi du temps de travail. En voici les principaux enseignements.

Plus de la moitié des PME ne mesurent pas le temps de travail de leurs salariés

Le suivi du temps peut répondre à de multiples enjeux, tel que respecter une obligation légale ou connaître les heures effectuées par ses équipes.

Cependant, d’après le sondage de Beebole, une grande majorité des PME françaises ne suivent pas du tout le temps de travail de leurs salariés. En effet, seuls 36 % des dirigeants et managers de PME interrogés par Beebole indiquent mesurer le temps de travail de leurs équipes. 

Même si les pratiques varient fortement d’une PME à l’autre (certaines entreprises vont jusqu’à mettre en place un outil de surveillance des employés), la majorité des petites et moyennes entreprises françaises n’utilise en effet aucune solution de suivi du temps ou de surveillance.

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Recours massif aux “feuilles de temps”

Par ailleurs, alors qu’il existe de nombreux outils de suivi du temps sur le marché, nombreuses sont les PME qui utilisent encore une solution manuelle comme les feuilles de calcul sur Microsoft Excel ou Google Sheets. En effet, parmi les PME françaises qui indiquent suivre le temps de travail de leurs salariés, 6 sur 10 ont recours à une telle solution. 

Malheureusement, ces méthodes manuelles représentent une véritable perte de temps, de ressources et d’efficacité pour les équipes RH et l’ensemble des collaborateurs, contrairement aux logiciels de gestion du temps et des activités.

Exploiter des fichiers Excel ou des feuilles de temps sur papier afin d’en tirer des données utiles pour l’entreprise peut représenter plusieurs jours de travail chaque mois pour un humain, alors que ces informations sont facilement exploitables lorsqu’elles sont entrées dans un logiciel.

Parmi les risques : des délais rallongés dans le traitement des données, des erreurs humaines lors de la préparation des données et un manque de productivité.

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1 dirigeant sur 3 manque de données dans sa prise de décision

Enfin, d’après les résultats du sondage mené par Beebole, 31 % des répondants affirment qu’il leur manque des éléments et qu’ils aimeraient disposer d’autres données pour les aider à prendre de meilleures décisions. Autrement dit, 1 dirigeant de PME sur 3 manque de données dans sa prise de décision au quotidien.

Face à ce constat, les logiciels de suivi du temps de travail apparaissent comme une manière simple et efficace d’améliorer la prise de décision dans les PME.

Quels avantages pour les entreprises ?

Autre enseignement du sondage : les entreprises qui utilisent déjà un outil de suivi du temps de travail sont grandement convaincues de leur utilité.

En effet, 73 % des dirigeants ayant investi dans un logiciel de suivi du temps estiment que cette solution est plus efficace qu’un suivi manuel.

Par ailleurs, 55 % indiquent que l’outil leur offre une meilleure vision de l’activité de l’entreprise et les aide à prendre de meilleures décisions.

Voici quelques avantages concrets d’un logiciel de suivi du temps par rapport à un suivi manuel. 

Répondre aux exigences légales

L’utilisation d’un outil de gestion du temps et des activités (GTA) permet dans un premier temps de répondre à une obligation légale, et ce notamment dans le cas des heures supplémentaires.

A l’heure où le télétravail se développe de plus en plus et où les emplois du temps des employés sont davantage flexibles, le décompte des heures de travail peut s’avérer difficile.

Un arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne du 14 mai 2019 oblige d’ailleurs les entreprises à ce suivi, afin que les heures supplémentaires soient pleinement reconnues et payées.

Améliorer la productivité tout en protégeant les équipes

La mesure du temps de travail offre également la possibilité de suivre la charge de travail des équipes. Combien d’heures ont été consacrées à une tâche ? Combien de personnes travaillent simultanément sur le même projet ? Quel est le ratio temps passé / temps facturé ?  

Cela peut permettre de mieux gérer les ressources humaines au sein d’une équipe mais aussi d’éviter des situations de surcharge d’activité, pouvant amener à leur tour à des risques psychosociaux, voire un burn-out. Suivre le temps de travail ne sert donc pas uniquement à mesurer la productivité des équipes mais aussi à les protéger.

Faciliter la gestion de la paie et des congés

De manière plus globale, les outils de GTA permettent de visualiser le temps de travail, les congés acquis, pris ou à prendre ainsi que les absences, afin d’établir plus facilement les bulletins de paie. La collecte automatisée de ces données libère du temps aux équipes RH et réduit le risque d’erreur.

Depuis 2019, les fiches de paie se sont encore complexifiées avec l’arrivée du prélèvement à la source. En intégrant un logiciel comme Beebole aux outils de paie, certains processus peuvent être entièrement automatisés.

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La saisie des données sur les absences, congés et heures supplémentaires est ainsi simplifiée et le temps passé sur l’édition des bulletins de paie fortement réduit. Un gain de temps qui bénéficie à toute l’entreprise. 

Réduire le risque d’erreur

Le processus de collecte de données devient de plus en plus complexe. Lorsque des données sont saisies de façon manuelle, cela peut facilement amener à des erreurs de saisie. Et ce sont souvent les équipes RH qui sont chargées de cette mission qui s’avère alors chronophage. 

Les logiciels de gestion du temps et des activités offrent un suivi du temps simplifié, un interface adapté aux besoins de chaque entreprise, et ainsi un risque d’erreur moindre, puisque les systèmes sont automatisés et le nombre de saisies diminué.

Cela évite également de transmettre des données sensibles par e-mail. Ainsi, le temps passé à récupérer les bonnes informations par le service RH se trouve écourté, temps qui peut alors être utilisé pour des tâches plus productives.

Visualiser et exploiter facilement de grandes quantités de données

Toute entreprise fournit et collecte un grand nombre de données, et il peut être facile de s’y perdre. Une solution de gestion du temps et des activités permet de centraliser ces données selon vos besoins.

Si des données ne vous semblent pas pertinentes, vous pouvez les supprimer sans impacter le reste. Le tout rapidement et en quelques gestes.

Pour les RH, ce point peut sembler utile dans la création des rapports internes sur la satisfaction des employés, l’épuisement professionnel, le taux de roulement, l’absentéisme ou tout simplement pour partager des données aux managers.

Modifier l’interface selon ses besoins

Enfin, ces logiciels ont l’avantage d’être flexible, et de s’adapter selon votre entreprise, votre budget, et votre activité. Vous pouvez donc modifier l’espace de travail à tout moment, sans perdre de données, comme l’explique Willy Vial, contrôleur de gestion chez Minalogic : “Plusieurs éléments ont été décisifs lors du choix de Beebole : tout d’abord, l’ergonomie de l’outil, les couleurs et la présentation de l’interface ; ensuite, les fonctionnalités proposées, dont les rapports et graphiques sous forme de tableaux ; enfin, la souplesse de l’outil dans la construction d’une arborescence qui corresponde à notre activité. En effet, nous n’avons trouvé aucune autre application qui permette d’avoir une arborescence aussi bien construite qui corresponde à nos différents projets.”

En effet, étant donné que les RH se chargent de l’insertion des employés au sein de l’entreprise, cela comprend également leur insertion dans les outils utilisés par l’organisation. Les logiciels de GTA permettent cela de manière rapide et flexible, tout en assurant une utilisation simple par les employés.

Comment trouver le bon outil ?

Afin de vous aider à choisir le logiciel le plus approprié à vos besoins, voici une sélection de solutions de gestion des temps et des activités efficaces et abordables. 

Beebole

Beebole propose deux types de logiciels : le premier est une solution de suivi d’activité et de projets, le deuxième un logiciel de pointage. Si les deux outils répondent à des besoins spécifiques des équipes RH, leur usage n’est pas le même. 

  1. La solution de GTA proposée par Beebole est un logiciel tout-en-un pour suivre l’activité de votre équipe, les heures facturables et le temps passé sur les clients, les projets, et les tâches. C’est un outil qui a fait ses preuves auprès d’entreprises de toutes tailles dans plus de 60 pays, et ce depuis plus de 10 ans. Les employés peuvent mesurer le temps consacré à un client, à un projet ou à une tâche à l’aide d’un chronomètre ou d’une saisie manuelle des heures. Le suivi peut être effectué en ligne sur l’ordinateur ou avec l’application mobile. Grâce aux nombreux rapports de la plateforme, il est possible de vérifier le statut d’un projet, les performances de l’équipe et les heures supplémentaires en un rapide coup d’œil. Objectif : rassembler des données qui changent la donne, augmenter votre productivité, et améliorer la rentabilité.
  2. L’outil de pointage de Beebole est une nouvelle offre lancée récemment. Ce logiciel simple,  intuitif et sécurisé permet de suivre les heures de travail, présences, pauses, et heures supplémentaires de votre équipe en un seul endroit. Fini les cartes de pointage papier, feuilles de calcul et pointeuses. Grâce au logiciel de pointage de Beebole, vous pourrez commencer dès aujourd’hui à collecter des données de pointage fiables. Programmation des heures et des pauses des employés, déclaration des heures supplémentaires, exportation de rapports… Tout cela est possible grâce à Beebole. Par ailleurs, l’application pointage mobile fonctionne sur n’importe quel ordinateur, téléphone ou tablette, et ce même sans connexion Internet.

OroTimeSheet

OroTimesheet est une application 100% web qui permet de faire le suivi et la facturation du temps passé sur chaque projet. L’application web permet de saisir ses feuilles de temps depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone utilisant une simple connexion internet.

En plus de suivre le temps par projet, l’outil permet de gérer les coûts et la facturation. Il est possible de personnaliser les coûts, les taux facturables ou encore le forfait que ce soit par employé, projet ou autre.

Clockodo

Clockodo est un chronomètre numérique qui permet aux employés et à leur équipe d’enregistrer les temps de travail en ligne de manière rapide, simple et fiable. Décompter le temps de travail devient un jeu d’enfant et permet d’obtenir une vue d’ensemble complète grâce à ses rapports facilement adaptables.

Grâce à l’application hors ligne, l’enregistrement du temps est sécurisé et ce même sans connexion Internet. L’enregistrement du temps se fait aussi par projet. Cela permet de vérifier l’état d’avancement de celui-ci et donc de contrôler son budget.

Azuli TimeTracker

Azuli Timetracker est un outil complet qui regroupe plusieurs fonctionnalités. La gestion de projet, la gestion des tâches, la gestion des feuilles de temps, la facturation, les notes de frais pour en nommer certaines. La création d’analyses et rapports exportables est également disponible sous plusieurs formats (PDF, CSV, Rich Text Format, TIFF, archivador Web y XPS).

Le module de gestion des feuilles de temps est complet avec deux options. L’option d’enregistrement des heures de travail par le collaborateur de façon manuelle ou en utilisant l’horodateur pour un projet et une tâche spécifique.

TimeTrack

Timetrack est une application en ligne qui simplifie l’encodage et la facturation des prestations. L’outil permet d’envoyer les factures directement aux clients, de suivre le paiement et d’envoyer des rappels automatisés. 

D’autres fonctionnalités telles que le reporting, la synchronisation iCal ou encore la gestion de tâches sont disponibles. La fonctionnalité de Timesheet fonctionne via un système de “drag and drop” où l’ajout de commentaires est possible. L’outil permet d’exporter les timesheets de manière mensuelle.

Des outils indispensables

Vous l’aurez compris, les logiciels de suivi du temps et des activités ainsi que les outils digitaux de pointage sont aujourd’hui des outils indispensables pour les professionnels des ressources humaines.

Face à la masse d’informations récoltées au quotidien, ces logiciels permettent de gagner du temps, de réduire le risque d’erreurs et d’exploiter facilement les données afin d’améliorer les performances de l’entreprise.

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