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Pour être productif à distance, repensez votre culture de réunions

Facebook 1 , Flickr deux , Google 3 … la tendance se révèle être claire dans la Silicon Valley: le travail sur le net va s’inscrire – long terme. Parmi Twitter, on saurait même désormais trimer à domicile “pour toujours” si on ce souhaite. Avec cette réouverture progressive un ensemble de bureaux après le spécialisation, les entreprises sont énormément nombreuses à appréhender de nouvelles méthodes dans travail.

Cela, pas seulement du côté du bouillon proposent un l’innovation à San Francisco. Pour pas citer que plusieurs exemples français, tel que PSA 4 ou des startups comme Livementor ou bien Wizi 5 , un télétravail semble se présenter comme notre nouvelle norme.
Quel se révèle être l’instrument clé afin de collaborer lorsqu’on oeuvre à distance? Sans renie, les réunions sur le net, qui permettent d’engager ces équipes, de progresser sur les questions pamphlétaires et de prendre un ensemble de décisions. Pourtant, classiquement qualifiées par les dirigeants et leurs brigades d’ “improductives” et perte de temps, ces réunions sont le problème organisationnel en majorité d’entreprises. D’autant uniquement en virtuel, des partie supplémentaires s’ajoutent. Donc, repenser votre épistémè de réunions de cette période d’après dépression est primordial afin de porter la productivité de vos brigades.

Les réunions improductives, un problème coûteux très répandu

16 ans en réunion: c’est le temps qu’y passe un domaine au cours de sa voie selon une étude. 6 Les dirigeants sont effectivement très touchés par ceci phénomène de réunions trop fréquentes & improductives, appelé “réunionite”. Mais les utilisés ne sont point épargnés pour tant. Selon une recherche, ils considèrent uniquement seulement 52 pourcent des réunions se trouvent être productives, ne trouve pas la nécessité dans leur présence au sein de 26 % un ensemble de cas et déplorent l’absence d’ordre de ce jour ou d’objectif clairement défini (18 %). Résultat: simple 1 réunion en ce qui concerne 4 aboutit dans une prise au sein de décision.
Ce phénomène du réunionite a dans fortes conséquences à propos de la productivité de l’organisation et ses prix:

  • Des coûts sur la salaires: ces chances passées en réunion s’additionnent vite mais aussi les montants se transforment en prélèvements colossaux. Pour une simple entreprise, le coût annuel d’une réunion hebdomadaire de 2h pour 200 personnalités avoisine le beaucoup d’euros. 6
  • Un errements d’opportunités, du fait d’une prise de décisions ralentie et d’un suivi des intervention déficient. L’entreprise réagit moins bien à tous les opportunités & ultimatum de son environnement vendeur.
  • Un ensemble de impacts humains: ces collaborateurs frustrés grâce à de réunions dysfonctionnelles tombent plus souvent malades et ont à la mode à davantage céder leurs fonctions.

Des dysfonctionnements laquelle pourraient s’accentuer sur le net

Pourquoi les réunions sont-elles improductives? Cette réponse se situe au sein des trois forces impliquées dans la gestion de réunions: les individus, les processus, ainsi la technologie. Très étroitement liées, elles grandissent mutuellement. Et dès à présent problématiques, leurs dysfonctionnements pourraient bien se renforcer à distance.

Les personnes pas considèrent pas ces réunions comme le instrument stratégique mot de passe et acceptent à eux improductivité comme le “statu quo” de la planète professionnel. Malgré ces frustrations, elles pas prennent pas de obligations pour les améliorer ni ne collectent dans feedback . Or, sous couvert de réunions potentielles, où l’on a la faculté de faire plus aisément “acte de présence”, il sera essentiel de veiller totalité à une épistémè de réunions efficiente. Ceci afin de se concentrer sur les questions pertinentes pour la excuse de l’entreprise & pour collaborer rentablement.

Distinct dimension, les procédé de réunions se trouvent être bien trop fréquemment dysfonctionnels et dépassés. Les participants pas se préparent point, l’ordre du journée est déficient & il n’y détient aucune collaboration auparavant la réunion. Néanmoins, 80% du succès d’une réunion se définit au sein de cette harmonie. Par conséquent, pendant cette réunion, les discussions non ciblées s’égarent et la prise proposent un décisions est placardée. Et après, étant donné de la distribution abusivement lente ou inexistante de comptes rendus, les actions pas sont pas correctement suivies ni faites, parfois même point définies. À distance, corriger ces mauvaises coutumes sera encore plus indispensable afin de garantir la campagne d’équipe productif & des employés joués et alignés.

Quant aux techniques technologiques utilisées afin de organiser et conduire les réunions, elles-mêmes sont souvent nombreux et non dédiées. Ceci, déjà à autre normal, les rend mal organisées mais aussi augmente le risque d’erreurs dû dans une mauvaise gestion des documents (version dépassée de l’ordre du jour, via exemple). À distance, ce sujet crucial qui se révèle être de disposer de technologie adaptée pas fait que se renforcer. Problèmes processus pouvant ralentir ces réunions, questions relatives au sécurité (informations grandement confidentielles, nécessité d’identification des personnes) & conformité avec cette législation sous vigueur… en numérique, il faut plus que oncques considérer ces contours sérieusement.

Comment repenser sa culture au sein de réunions une bonne fois pour toute

Un autre avantage, c’est qu’il se révèle être possible de repenser sa culture pour obtenir réunions en deuxième certains principes instigués des fruits de recherche en science des réunions. Une méthodologie Azend® apporte une approche holistique des réunions laquelle contribue à les enrichir durablement. Elle prête des principes concrets qui servent concernant le guide au niveau un ensemble de dimensions personnes, procédé, technologie. Appliquée grace à succès, elle botte la prise du décision et réalisé gagner un temps appréciable aux dirigeants.

Quels sont ses concept?

Personnes : comme système de base, considérez ces réunions comme le instrument clé concernant le succès de votre amélioration et basez les échanges sur la affection et le respect. Un sentiment de stabilité psychologique encourage l’engagement lors des réunions et les rend plus productives. Enfin, formez vos brigades aux bonnes pratiques. Auparavant la réunion, répartissez toutes les informations indispensables pour que chacun sache se préparer ou bien même avancer en ce qui concerne certains sujets. Derrière la réunion, répartissez les actions élues afin d’améliorer à elles mise en place et leur tenu efficace. Faites de transparence des partages et de l’accès dans l’information facile les nouvelles normes.

Processus : établissez le ordre du journée clair, divisé sur la points autonomes grace à objectifs. Vous aurez la meilleure vision des demandes de la réunion, inviterez uniquement les frère impliqués, limiterez ces frustrations et ferez gagner du temps immédiat. Potentiellement, identifiez ces questions qui peuvent se trouver être résolues avant une réunion. Pendant, vous en votre for intérieur vous concentrerez par conséquent sur les points très critiques et définirez des actions du suivi claires & concises. Le construit en rédiger un procès-verbal approuvé et distribué rapidement vous aidera à suivre efficacement ces différentes actions. En définitive, collectez régulièrement de ce feedback afin de journellement vous améliorer.

Technique : afin de soutenir les réunions en elles-mêmes, ces solutions ne manqueront pas. Zoom, Skype, Slack ou encore Bing Hangout… vous avez la selection. Mais aussi et surtout, interrogez-vous sur la pertinence d’une technologie dédiée de gestion de les réunions. Elle vous en votre for intérieur aidera dans à elles préparation, organisation, mais parallèlement à gérer vos documents et informations touchant à manière sécurisée mais aussi conforme au coeur d’un seul objet. Vos réunions n’en seront que à vocation plus productives, la connectique de décisions à vocation plus efficace et vous en votre for intérieur gagnerez un temps inestimable pour vous concentrer concernant votre coeur dans métier.

“Le son du changement se révèle être incroyable – la tache à distance et ployable à grande échelle, longtemps prévu tel que un élément essentiel concernant le l’avenir du travail, se révèle être arrivé du journée au lendemain” conformément à l’EY. 9 Ceci défie bien sûr les entreprises et à elles dirigeants, mais à elles donne également la opportunité parfaite afin de se transformer mais aussi adopter les fières habitudes pour caci “travail du futur”.   La possibilité de repenser la meilleure fois pour la totalité de votre culture touchant à réunion, si énorme pour l’organisation…

4 “Facebook Starts Planning for Permanent Remote Workers”, NY Times , 2020.
2 “After Announcing Twitter’s Permanent Remote-Work Policy, Jack Dorsey Extends Same Courtesy To Square Employees”, Forbes , 2020.
3 “Google pense au télétravail jusqu’en 2021, et ce dernier n’est pas un seul”, ZDnet , 2020.
6 “PSA fait de ce télétravail la règle, pas l’exception”, Ces Echos , 2020.
5 “Télétravail: ces entreprises laquelle veulent le poursuivre”, France TV Information , 2020. 6 Vers une généralisation du télétravail derrière la crise du coronavirus?, L’Usine Digitale , 2020.
6 “Un cadre déroule en moyenne seize ans en réunion”, Le Figaro , 2014.

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