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6 étapes pour convaincre le comité de direction

Si on vous écoutait un peu plus, les résultats sécurité seraient meilleurs … Codir, ComDir, Comex, Comag, quel que soit le nom qui lui est attribué, le Comité de Direction est l’organe qu’il faut convaincre. Les questions de santé-sécurité au travail y sont abordées de plusieurs manières. Soit le Comité les a intégrées dans la stratégie parce qu’il connait les enjeux économiques, juridiques et humains liés à cette thématique et qu’il sait qu’il n’y a pas de dysfonctionnement plus important que le décès d’un salarié,  soit il l’aborde en fonction de l’actualité, sans objectif, sans sens, sans vision globale, sans même de stratégie en la matière. Dans tous les cas, vous êtes tributaire de son niveau d’engagement.

Que vous soyez membre du Comité ou présent occasionnel, le fait d’y entrer vous permet d’assister à une réunion essentielle pour le bon fonctionnement de l’organisation.

Pour un préventeur, c’est un passage obligé. C’est de là que doit partir votre PAPRIPACT.

Je vous propose 6 étapes incontournables pour convaincre votre Comité de Direction de valider votre programme de prévention et surtout de découvrir les recettes pour que votre Comité devienne l’ambassadeur de votre PAPRIPACT.

Pour le faire … rien de tel que de franchir la porte !

Il faut le savoir, le Comité de Direction n’a pas toujours vocation à être un lieu de décision. C’est souvent un endroit où les acteurs majeurs de l’organisation ont leur moment d’échange avec le dirigeant pour partager des informations stratégiques.

Il vous est parfois arrivé d’intervenir en Comité de Direction et de voir des membres utiliser leurs distracteurs, traiter leurs mails ou consulter leurs smartphones d’un œil discret voire même, décrocher le téléphone pour entendre dire « je ne peux pas te parler, je suis en CoDir » … pourquoi décrocher alors ! Quand on calcule les coûts générés par certains Comités et la valeur ajoutée qu’ils apportent à l’organisation, il y a de quoi s’inquiéter pour la survie de l’entreprise.

Ce genre de situation est un vrai handicap quand il faut « vendre » son programme et attirer un auditoire qui doit répondre au « comment » mettre en œuvre les orientations stratégiques et qui de fait n’est pas à la hauteur.

Un problème parmi tant d’autres … vous-même et votre approche de la situation. Ne vous voilez pas la face,  il se peut que votre propre attitude, votre façon d’argumenter et de vendre votre système ne soient pas à la hauteur des ambitions du Comité de Direction. Vos dossiers ne sont pas « ficelés », votre aura est insuffisante, vous ne faites pas autorité dans votre domaine de prédilection, vous n’avez pas de légitimité et c’est la descente aux enfers.

Certains préventeurs qui rencontrent ce genre de situations deviennent attentistes et fatalistes. Ils restent seuls, ne communiquent pas, ne provoquent pas les décisions du Comité de Direction.  Certains vont même jusqu’à se cloisonner dans leur propre bureau en ruminant que si on les écoutait un peu plus, tout irait mieux … quelle utopie ! Cette situation ne peut générer qu’une méconnaissance de la vie de l’entreprise, de la stratégie, des problèmes, des solutions possibles.

Si vous réduisez votre propre ambition pour vous préserver, vous n’apporterez aucune amélioration à votre système de management. C’est vous enfermer dans une spirale improductive.

Une fausse solution consiste à avancer sans tenir compte des étapes de changement notamment la résistance au sein même du Comité de Direction qui est souvent bien réelle.

Loin de faciliter le changement, la résistance du Comité de Direction est un frein pour conduire les transformations. Que dire d’un membre du comité qui décide de s’opposer à un projet et fait tout pour le saborder en manœuvrant habilement son encadrement et ses équipes, qu’il réussit à le bloquer parce que le pouvoir qu’il a au sein de l’organisation, le rend difficilement licenciable ou limogeable.

1.      Les 5 prérequis avant de convaincre le comité de direction

Avant de convaincre un Comité de Direction, voici 5 prérequis :

1.1      Ecoutez activement

Présenter son PAPRIPACT au Comité de Direction est un moment où vos choix sont validés, où vos objectifs sont étudiés pour vérifier s’ils sont en cohérence avec la stratégie. C’est un moment ou vous devez être attentif à la communication verbale et non-verbale.

1.2      Combattez vos propres peurs

Le Comité de Direction fait souvent l’objet de fantasmes. Les salariés imaginent un cercle très fermé, hermétique, qui prend des décisions en secret sans consulter personne avec des pouvoirs sans limite. Dans la majorité des cas, ce n’est pas la réalité, donc détendez-vous, combattez vos peurs, restez droit dans vos bottes, si vous êtes là, c’est que votre PAPRIPACT doit être défendu au plus haut niveau pour porter ses fruits. Le Comité de Direction n’a pas vocation à détruire mais à orienter. C’est de votre responsabilité que de le convaincre.

1.3      Ayez une vision proactive et non pas réactive 

Votre passage en Comité de Direction vous oblige à proposer une vision proactive. C’est de votre responsabilité que d’élever le débat autour de votre programme. Anticipation, vision à moyen et long terme doivent être vos maître-mots.

1.4      Allez droit à l’essentiel

Faites gagner du temps au Comité de Direction, soyez clair et concis.

Apprenez à aller à l’essentiel et surtout n’aborder en priorité que les sujets sur lesquels vous souhaitez une décision. Ne vous enlisez pas dans des discussions à n’en plus finir sur la couleur des tableaux de bord ou sur la taille du texte, votre but est de ressortir avec vos grands objectifs validés. 

1.5      Observez le fonctionnement du Comité de Direction

Quand vous assistez au Comité de Direction de votre entreprise, vous avez tout intérêt à observer : les jeux de pouvoirs, les rituels, le comportement. Ne cédez pas à la tentation de vous faire remarquer en monopolisant la parole. Restez humble et attentif, observez et apprenez.

2.       6 étapes pour convaincre le comité de direction

2.1      Présentez votre PAPRIPACT au dirigeant avant de passer en Comité de Direction

Le fonctionnement d’un Comité de Direction est en grande partie lié à sa taille. Un Comité de moins de 5 membres est très réactif. Trop grand, il peut perdre sa raison d’être pour se limiter à une simple appellation. Au-delà d’une dizaine de personnes, il peut n’être qu’un symbole. Ce qui est primordial dans ce dernier cas, c’est de comprendre que les décisions stratégiques se prennent ailleurs.

C’est pour cette raison que vous devriez présenter directement votre PAPRIPACT en tout premier lieu au dirigeant puis dans un second temps au Comité de Direction. C’est le dirigeant qui organise les débats, tranche et décide d’une direction à prendre autour de la vision de la stratégie. S’il a le contenu de votre programme en amont, qu’il en a compris les tenants et aboutissants, qu’il a fait le lien avec ses orientations stratégiques, il vous aidera lors de la présentation au Comité de Direction. C’est là tout l’intérêt de la démarche.

2.2      Définissez des pilotes d’actions issus du Comité de Direction

Pour chacune des actions de votre PAPRIPACT, vous avez définis un pilote. Le plus souvent possible, entretenez-vous avec les membres du Comité de Direction et affectez leur le pilotage de missions. Faite des points réguliers avec le membre du Comité désigné, rendez compte avec lui lors d’une réunion ordinaire du Comité. Dans ce cas, n’oubliez pas que votre responsabilité consiste à coordonner le PAPRIPACT, pas à prendre la place des pilotes et la responsabilité qu’ils ont sur l’atteinte des résultats.

2.3      Préparez votre Comité de Direction

Proposer un PAPRIPACT est un rendez-vous à préparer méticuleusement cela va sans dire. Pour la partie que vous avez à présenter, il convient d’avoir en tête tous les éléments dont vous pouvez avoir besoin : les chiffres-clés, les tendances, les résultats souhaités, … inutile de préparer un diaporama de 50 pages. Préparez les réponses aux questions qui vous seront posées. Vous n’avez pas le droit à l’approximation, si vous n’avez pas les réponses, apportez les au plus tôt pour qu’elles soient intégrées au compte-rendu. Formez-vous aux techniques d’animation de réunion, soyez rigoureux.

A chaque étape, vous devez-vous appliquer à « performer » et à tenir compte de quantités d’enjeux : politiques, stratégiques, … le mieux est d’assumer qui vous êtes, d’assumer ce que vous faites avec ferveur, ambition et vision.

2.4      Soyez ouvert au changement et connaissez-en les mécanismes

Un Comité de Direction est aussi résistant au changement que n’importe quel autre groupe.

Au même titre que leurs collaborateurs, les Comités passent par les mêmes étapes du changement. Très souvent inconscientes d’être eux-mêmes engagés dans un processus de transformation, ils sont soit dans le refus, la résistance, l’exploration ou l’engagement.

Il est primordial que vous respectiez  la réalisation de ce cycle naturel pour éviter de créer ou d’accentuer les difficultés à mener à terme votre projet.

Pour réussir, cela doit passer par la phase de l’expression des résistances. Ne vous offusquez pas si un Comité vous dit non ou résiste, c’est normal, naturel et nécessaire pour générer le changement.

2.5      Contribuez à être la goutte d’huile

De nos jours, n’importe quel patron devrait s’attacher à recruter des talents qui sont en mesure de créer des liens entre les personnes plus que des « compétents techniques ».

Une des clés du succès d’une carrière de préventeur est la capacité qu’il a à créer des liens, à provoquer les échanges, à créer des connexions entre les gens. Il doit être une goutte d’huile et un électron libre à la fois.

Au sein d’un Comité de Direction, apportez cette valeur ajoutée ! Mettez de l’huile dans les rouages et faite en sorte que les services, les directions ou les zones géographiques représentées au sein du Comité travaillent bien ensemble sur les questions de santé-sécurité.

2.6      Faites autorité dans votre domaine

Pour l’heure, les ingrédients de la réussite d’un PAPRIPACT semblent s’articuler autour d’un subtil dosage entre des actions d’autorité et des actions participatives. Dans tous les cas, votre autorité doit être assise et reconnue dans votre domaine de compétence sur les deux types d’actions. Il vous faut être ferme tout en construisant un système autour du « travaillons ensemble ».

Pourquoi ça marche

Le fait de « préparer le terrain » avant de présenter votre PAPRIPACT au Comité de Direction, c’est-à-dire en échangeant avec le dirigeant en amont de la démarche, en ayant l’appui de pilotes issus du Comité de Direction, en étant clair, concis et pragmatique, vous avez tous les atouts en main pour « vendre » votre programme. 

C’est une démarche très riche durant laquelle vous aurez à conjuguer des techniques issues du marketing produit (vendre votre programme) à du marketing de soi (vendre votre personne et vos compétences).

Un Comité de Direction est un groupe de personnes comme tout autre groupe. Il a ses propres règles de fonctionnement, ses us et coutumes. C’est généralement moins formel que ce qu’on pourrait croire. Ce n’est ni un conseil des ministres, ni un état-major d’armée en perpétuel gestion de crise. Etre présent au Comité permet de faire partir votre politique santé-sécurité du haut vers le bas. Cela fonctionne parce que vous êtes appuyé par la plus haute autorité de l’organisation. C’est grâce à elle que votre action sera démultipliée et légitime. 

Point de vigilance

L’engagement de votre patron est essentiel pour que votre politique santé-sécurité soit durable et vectrice de résultats. J’attire votre attention sur le fait que la réussite d’un PAPRIPACT dépend essentiellement de la personnalité du patron et de sa capacité à donner aux autres l’envie de le suivre.

Attention également à ne pas rentrer dans le jeu de certains Comité : discussion sur les options des voitures de fonction, joutes politiques, …. Vous n’êtes pas là pour ça. Quand on calcul les coûts générés par ce genre de réunion, on comprend vite qu’elle doit être source de valeur ajoutée.

Soyez vigilant également quant au fait de ne pas vous noyer dans des détails. Cela n’est pas du niveau d’un Comité de Direction.